Delegação 101: identificando o que delegar
(leaddev.com)Por que a lista de tarefas só continua crescendo sem parar? Faça o exercício a seguir por apenas 10 minutos e escolha o que delegar.
Etapa 1: fazer uma lista de tarefas (a few minutes)
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Qual é o trabalho recorrente que você gostaria de parar de fazer?
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O que você faz manualmente toda vez que alguém entra ou sai da equipe?
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Se você saísse de férias longas na próxima semana, qual seria o único problema que deixaria você feliz ao ver resolvido quando voltasse?
Etapa 2: dividir a lista entre 'coisas que só você pode fazer' e 'candidatas à delegação' (a couple of minutes)
Como distinguir o que "só você pode fazer"
- Trabalho de gestão: aprovar custos, aprovar férias, fazer avaliações de desempenho, escrever offer letters, e outros casos em que você é a única pessoa que pode lidar com informações confidenciais. (→ você também pode tentar pedir ajuda ao seu gestor ou a colegas)
- Trabalho relacionado a permissões: quando você é a única pessoa que pode revisar, aprovar e de fato conceder uma solicitação de acesso. (→ você também pode aumentar o número de aprovadores para deixar de ser a única pessoa)
- Trabalho relacionado a contexto: quando só você participou de uma reunião e há informações para compartilhar com a equipe, ou quando só você ouviu um feedback muito importante para o desempenho de alguém da equipe. (→ você também pode documentar essas informações ou esse contexto)
- Trabalho relacionado a prazo: quando algo precisa ser resolvido com urgência e não há tempo para delegar. (→ em geral, prazos são mais flexíveis do que você imagina. Não faz mal perguntar se é possível adiar a agenda)
Coisas que parecem ser só você pode fazer, mas na verdade podem ser delegadas
- Itens de ação que surgiram em reuniões com várias pessoas: mesmo que tenha sido você quem disse que faria, se parecer que não vai terminar a tempo, recalcule sua disponibilidade e delegue.
- Feedback: só porque alguém pediu feedback a você, isso não significa que apenas você pode dá-lo. Se você apresentar adequadamente à pessoa que pediu alguém novo que possa oferecer esse feedback, não tem problema delegar.
- Comunicados: em uma equipe saudável, notícias importantes podem vir de várias pessoas. Faça esse esforço de forma consciente.
- Tarefas que pediram diretamente a você: mesmo quando pedem diretamente a você, ainda é possível delegar. Pode ser uma oportunidade de mostrar que outras pessoas boas também conseguem fazer esse trabalho.
Etapa 3: mover mais itens para a coluna de candidatas à delegação
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Ordene por prioridade as coisas que só você pode fazer e deixe apenas 5.
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Só essas 5 são coisas que você deve fazer agora. Mova todo o resto para candidatas à delegação.
Etapa 4: classificar as candidatas à delegação por 'esforço' e 'impacto' (menos que a couple of minutes)
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Distinga quais tarefas podem ser feitas com pouco esforço (mesmo sem ser por você) e quais têm grande impacto quando executadas. Não existe resposta certa, então não tente separar com precisão; siga seu primeiro instinto.
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More impact, More effort: são as tarefas com as quais você mais economiza tempo ao delegar. Delegue essas primeiro.
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More impact, Less effort: você também conseguiria fazer facilmente, mas pode delegar se alguém da equipe quiser um desafio.
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Less impact, More effort: considere automatizar.
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Less impact, Less effort: considere tirar da lista.
Etapa 5: escolher 5 itens para delegar
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Ordene por prioridade as candidatas à delegação, escolha apenas 5 e delegue.
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Entre 'tarefas de grande impacto que exigem esforço moderado' e 'tarefas de impacto moderado que exigem pouco esforço', priorize mais as segundas.
Próximos passos
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Se este exercício foi difícil, você não é a única pessoa a achar isso. Foi difícil para a autora e é difícil para todo mundo.
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Uma das coisas mais difíceis quando uma pessoa desenvolvedora se torna líder é delegar. Em geral, por causa da culpa e da frustração que surgem ao delegar algo que eu mesma disse que faria.
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Mas, se você superar esse sentimento, poderá se concentrar em coisas mais importantes como líder. Fazer a equipe ter mais sucesso.
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Espero que você faça este exercício uma vez por mês e procure padrões. No começo, comece pequeno e, conforme se sentir mais confortável, poderá delegar mais.
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O próximo texto será sobre para quem delegar e como delegar com sucesso. ← ainda não saiu
3 comentários
Não está diretamente relacionado a isso, mas algo em que venho pensando recentemente é:
quanto mais anos de experiência se acumulam, mais se acumulam conhecimento de domínio, conhecimento sobre vários projetos e histórico
acumulam-se interrupções sobre trabalhos relacionados
É isso. Estou pensando em como superar isso.
(Pode parecer óbvio, mas) percebi que melhorou um pouco quando, além de lidar com as interrupções conforme elas surgem, eu também me esforço para criar entregas como documentos de diretrizes para reduzir a quantidade de interrupções semelhantes no futuro. Também parece possível eliminar a causa das interrupções com coisas como automatizar tarefas repetitivas.
Ótimas palavras.