Como fornecer o contexto certo ao seu gestor [Artigo traduzido]

Na comunicação no trabalho, transmitir contexto demais ou de menos ao gestor gera confusão e desperdício de tempo. Os 10 princípios abaixo ajudam a passar, de forma eficaz, as informações necessárias em qualquer situação.

1. Relembre o andamento

   • Comece com uma frase que deixe claro o que já foi feito e em que ponto as coisas estão.
   • Exemplo: “Esta é a proposta atualizada para o cliente X. Incorporei o feedback e resumi as mudanças abaixo. Pretendo enviar amanhã de manhã. Se tiver perguntas, me avise.”

2. Declare com clareza a necessidade ou o pedido

   • Não se limite a compartilhar informação; deixe claro o que você espera do gestor e qual é o próximo passo.
   • Exemplo: “Por favor, aprove o texto do anúncio abaixo. Assim que for aprovado, vou publicar no Facebook e colocá-lo no ar.”

3. Deixe explícito quando a mensagem for apenas FYI

   • Isso reduz a confusão ao deixar claro que o objetivo é apenas compartilhar informação.
   • Exemplo: “FYI. Compartilhando o caso X.”

4. Evite explicações detalhadas demais sem necessidade

   • Foque na mensagem principal e inclua apenas os detalhes realmente necessários.
   • Exemplo: “A primeira coorte ficou aberta para inscrições por 6 semanas; a segunda, por pouco mais de 1 semana. Da próxima vez, seria melhor garantir mais tempo.”

5. Ajuste o nível de explicação conforme a situação

   • Se a decisão for importante, forneça mais contexto; se for uma decisão simples ou frequente, menos pode bastar.

6. Deixe claros seus critérios e pressupostos

   • Mostre de forma concisa quais foram seus critérios de avaliação ou processo de análise, preenchendo lacunas da lógica.
   • Exemplo: “Recomendo isso com base nos critérios XYZ. O ponto negativo é A, mas é administrável por causa de B. Depois de comparar várias opções, considero que esta plataforma é a mais adequada às nossas necessidades.”

7. Inclua apenas o mínimo de informação de contexto

   • Elimine histórias longas sem necessidade e explicações de contexto que não tenham relação com o trabalho.

8. Coloque a mensagem principal em cima e o contexto abaixo

   • Estruturalmente, o ponto principal — como o pedido ou o aviso — deve vir primeiro, e os fundamentos e detalhes depois.

9. Dê uma resposta concisa e sinalize disposição para detalhar mais

   • Explique apenas o necessário e deixe claro que pode expandir se mais informação for precisa.
   • Exemplo: “Se precisar de mais detalhes, posso explicar especificamente (a) formas rápidas de otimização, (b) os critérios por trás da decisão de custos e (c) os riscos e a estratégia de gestão.”

10. Pense antes em quais perguntas o gestor fará

    • Com base em padrões de perguntas anteriores e nos interesses dele, prepare-se para responder de forma proativa às questões previsíveis.