- Passei por inúmeros apps como Notion, Todoist, Things 3, mas no fim voltei para um arquivo de texto simples chamado todo.txt
- Apps acabam reduzindo a produtividade por causa de assinatura, erros de sincronização e gerenciamento excessivo de recursos
- Hoje uso um sistema de um único arquivo de texto, no qual anoto as tarefas por data e adiciono notas conforme o andamento
- As vantagens são acesso sempre disponível, entrada e busca rápidas, manutenção da propriedade e um formato duradouro
- O essencial da produtividade não é a ferramenta, mas o processo simples de registrar, revisar e executar
- O importante é um método fácil e sustentável
Introdução: a busca sem fim por apps de produtividade
- Durante anos, usei diversos apps (por exemplo, Notion, Todoist, Things 3, OmniFocus, Asana, Trello, Any.do, TickTick) e até um app de tarefas que eu mesmo criei
- Nesse processo, gastei muito tempo configurando categorias, tags, projetos e rótulos complexos
- Fiquei frustrado com problemas dos próprios apps, como cobrança, erros de sincronização e venda da empresa
- Experimentei a ineficiência de gastar mais tempo gerenciando sistemas complexos do que fazendo o trabalho
Experiência prática com cada app
- Notion: cheguei a montar até um sistema operacional de vida complexo, mas parei de usar em poucos dias
- Todoist: eu só ficava brincando com o sistema de pontos como se fosse um jogo, sem fazer o trabalho de verdade
- Things 3: bonito e caro, mas eu o esquecia com frequência
- Trello: montei quadros kanban, mas não servia para uma pessoa física, e sim para startups
- OmniFocus: tão poderoso que virou peso de aprendizado; gastei mais tempo aprendendo do que trabalhando
O ponto de virada decisivo
- Num dia em que a bateria do celular acabou, anotei imediatamente as tarefas em um Post-it
- Consegui concluir tudo apenas com quatro tarefas escritas de forma simples
- Uma lista simples, sem recursos complexos, acabou garantindo mais produtividade
O sistema atual: um único arquivo de texto
- Escrevo todas as tarefas em um único arquivo de texto
data hora tarefa - subnota tarefa adicional - Toda noite, organizo em texto o que preciso fazer no dia seguinte
- Tarefas com horário marcado recebem indicação de horário, e itens subordinados entram como notas com hífen
- Quando algo é concluído, eu apago ou deixo uma nota com o resultado; o que sobra é adiado
- Mantendo esse método, ele também funciona como um diário (journal) — registra com quem fiz o quê e as decisões tomadas
Por que esse método funciona
- O arquivo está sempre na minha área de trabalho
- Posso abri-lo imediatamente com atalho de teclado, então o acesso é muito rápido
- IA (por exemplo, Cursor/Claude Code, Neovim + Supermaven) pode completar a agenda automaticamente, mas isso não é obrigatório
- Adicionar tarefas é rápido, sem navegação desnecessária de interface ou cliques
- Com apenas busca de texto (Cmd+F), dá para consultar registros antigos rapidamente
- Tenho 100% de propriedade sobre o próprio arquivo — sem depender de encerramento de serviço ou updates
- Como não há embelezamento funcional, fico mais honesto comigo mesmo — só dá para registrar se executei ou não
- Compatibilidade permanente — até um arquivo de texto de 20 anos atrás pode ser aberto agora mesmo
O segredo essencial da produtividade
- Tire todas as tarefas da cabeça e coloque no papel ou em um arquivo
- Revise a lista com consistência
- Execute de fato
- Todo o resto é apenas procrastinação disfarçada de complexidade
Respostas curtas para perguntas frequentes
- Lembretes? : para coisas baseadas em horário, uso calendário
- Classificação por projeto? : anoto com tags no estilo
[PROJECT] - Colaboração? : trabalho fica nas ferramentas de trabalho; tarefas pessoais ficam separadas no arquivo txt
- Uso no celular? : sincronizo o arquivo com Dropbox etc., e posso escrever em qualquer editor de texto
Conclusão: um resultado inesperado
- Fiquei muito mais produtivo do que quando usava apps complexos
- O melhor sistema de produtividade é aquele que você realmente consegue continuar usando
- Como não é difícil e não há nada para configurar, fica fácil manter o uso
Faça você mesmo: guia prático
- Crie um arquivo
todo.txt - Escreva as tarefas de amanhã
- Execute de verdade essas tarefas
- Adicione notas durante o andamento
- Se precisar, apenas comece uma nova seção de data
- Se você praticar isso por uma semana, vai ver que a simplicidade sempre vence a sofisticação
- Se não funcionar, você sempre pode tentar outro app de novo
15 comentários
https://app.ainote.dev parece ser bom, já que segue o conceito de notas simples com IA
Eu uso o task warrior no Linux :)
Papel é melhor.
Simples é melhor!
Lendo o texto, lembrei do app TaskPaper. Ele é baseado em texto simples e funciona no estilo outliner...
Eu uso apenas o Things há pouco mais de 10 anos, e ainda acho o mais prático.
Entre os recursos do Things para macOS, o quick entry Autofill é atraente demais...
Eu atualizo um arquivo do Hancom Office (HWP) uma vez por semana, imprimo e colo na mesa. Se surgir alguma mudança durante a semana, anoto na hora com uma caneta no papel e, na próxima atualização, reflito isso no arquivo.
Para esse tipo de coisa, papel e caneta são definitivamente mais práticos.
Estou usando os Lembretes da Apple. Criei um template kanban e vou trocando toda semana haha
Estou usando bem a versão self-hosted do Focalboard e gosto bastante dela.
kkkkkkkkkk
O Google Keep também é bom para usar de forma simples.
Eu criei uma nota de tarefas no Google Keep e venho registrando minhas tarefas diárias por lá. Já faz 3 anos que uso isso. Claro, no Google Keep também há muitas outras notas que preciso lembrar além da nota de tarefas, mas eu sempre deixo configurado para que, ao abrir o Google Keep, a nota de tarefas apareça em primeiro lugar na tela inicial.
Eu também fiquei pulando entre várias ferramentas e, no momento, estou usando Todoist + Obsidian.
Para integrar com o calendário e anotar em vários dispositivos sempre que algo me vem à cabeça, achei o Todoist o mais prático.
Acabei ficando com Things + Obsidian. Usando o Things para o longo prazo e o Obsidian para TODOs de curto prazo, acabou sendo o mais simples para mim. Em caso de necessidade, também dá para criar TODOs com
- [ ]e depois colar no Obsidian..Comentários do Hacker News
Dei risada do termo "every todo app"; existem literalmente dezenas de milhares de apps de tarefas, e o melhor deles, Taskwarrior, nem apareceu nessa lista.
Já tentei usar listas de tarefas várias vezes, mas no fim sempre volto para não usar nada — especialmente no caso de apps de tarefas. Minha memória não é boa, então na verdade eu preciso de uma lista, mas o que funciona para mim é manter tudo simples. No trabalho, tento focar em apenas uma coisa por vez. Uso o rastreador de bugs para acompanhar itens grandes, mas não chego ao nível de uma lista pessoal de tarefas. Em casa, às vezes uso o app Reminders do iPhone para não esquecer coisas importantes, mas só algumas vezes por mês. Se algo é realmente importante, eu acabo lembrando naturalmente; se não for, concluo que provavelmente não era tão importante assim. Hoje não uso nenhuma lista de tarefas além do Reminders e do bug tracker da empresa, e isso funciona muito bem para mim.
Pelos comentários desta thread, muita gente considera um arquivo de texto simples o melhor caminho, mas no fim acaba criando por conta própria softwares bem peculiares para recriar recursos que apps de TODO mais estruturados já oferecem. Por exemplo: notificações, tags, integração com calendário, prioridade, colocar no topo o que importa naquele momento, tarefas recorrentes, busca full-text, formatos como Markdown etc. Alguns métodos "ineficientes(?)" incluem jogar TODOs num LLM e receber alertas no Telegram, mover manualmente itens importantes para o topo da lista, sincronizar com scripts num VPS, fazer commit com
cron, escrever à mão em post-its e assim por diante. Recomendo que todos experimentem o org-mode do emacs. Leva um tempo para se adaptar (especialmente se você usa vim), e os atalhos são diferentes, mas tudo isso que mencionei acima já vem pronto ou pode ser resolvido com plugins gratuitos. O autor original disse que testou todos os apps de tarefas e acabou voltando para um arquivo de texto simples, mas eu diria que o próximo passo depois disso é justamente o org-mode. Se você tem background técnico, tenho certeza de que é um upgrade. Vale conferir também a bíblia do org-mode.A maior parte desses problemas pode ser resolvida criando uma lista por arquivo. Use Markdown; também recomendo Obsidian. Assista à última palestra de Randy Pausch e veja a lista de tarefas dele. Se agenda for importante, use junto um calendário. O principal é abrir sua lista de tarefas com frequência. Se quiser algo um pouco mais complexo, também pode criar um arquivo separado de inbox. Tarefas de prioridade menor podem ir para um backlog. Para classificar prioridade, vale testar também a matriz de Covey. Só não complique demais esse processo. Na verdade, agora também existem LLMs, então dá para consultar arquivos de texto, classificar automaticamente etc.
Como alguém que também já tentou a maioria desses métodos "ineficientes", no fim percebi que as pessoas querem um sistema que se encaixe de forma natural nelas mesmas. Ler e entender a documentação de um sistema feito por outra pessoa e ajustá-lo à minha cabeça é muito mais difícil do que construir algo por conta própria. É por isso que, incluindo o org-mode, eu não consigo me adaptar à maioria dos apps prontos.
Pela minha experiência com notificações, acho que elas são superestimadas. Não ajudam de forma consistente, e eu odeio ser interrompido por coisas que nem preciso resolver naquele momento. Eu acabo desativando as notificações rapidamente. Na prática, acho pistas físicas muito melhores. Coisas tangíveis, como uma cesta ou um bilhete preso num quadro, são bem eficazes. Por exemplo, se eu pensar de manhã em algo que preciso fazer e colocar um objeto sem relação em algum lugar que eu certamente vou usar de manhã, só de vê-lo eu vou lembrar da tarefa. Seria maravilhoso se esse tipo de pista física pudesse ser implementado de forma flexível em realidade aumentada. Interfaces que dependem só de tela não combinam comigo. Eu quero que o mundo digital entre no meu espaço físico real. Quero a experiência de lidar com informação usando as mãos, os pés e o movimento do corpo. Gostaria que todas as interfaces de computador fossem mais próximas do mundo real.
Depois de listar um monte de funcionalidades, sugerir a troca para um editor de texto específico com plugins me soa como um pacote de recursos de que eu não preciso. Como usuário de vim, já vi muitos usuários de emacs seguirem esse padrão. Entendo e respeito que você encontrou uma ferramenta que funciona para você, mas preferia que isso não fosse empurrado como se servisse para todo mundo.
As pessoas usam arquivos de texto e softwares peculiares porque querem exatamente a estrutura que desejam, e nada além disso. E o que elas querem pode mudar com o tempo. O org-mode tem muitas opções e é customizável, mas ao mesmo tempo também traz limitações. Acho que vai satisfazer só uma parcela muito pequena das pessoas que migram para arquivos de texto. Ainda assim, a documentação sobre org-mode é boa para consultar antes de experimentar.
Passei pelo mesmo processo e cheguei praticamente à mesma conclusão, exceto no celular. Em notebook ou desktop, arquivos txt/md/org são imbatíveis, mas no celular é realmente incômodo, porque você acaba tendo que usá-los como se fossem via Dropbox. Além disso, a maioria dos apps de notas mobile não é local-first, ou é fechada, ou por assinatura, ou sem criptografia, ou cheia de recursos mas sem o básico como busca full-text offline. No fim, no ano passado eu mesmo criei um app PWA: demo do unforget PWA. Também tem um SHOW HN sobre isso. Na prática, funciona 100% do jeito que eu quero, sem problema nenhum, e estou muito satisfeito. Em um ano, investi menos de 5 horas só com pequenos ajustes, e para mim esse problema ficou completamente resolvido.
Existe um formato chamado todo.txt, que é muito fácil de ler (como no exemplo citado pelo autor) e ainda oferece o mínimo de funcionalidades necessárias: todo.txt. Eu também uso org-mode há uns 5 anos, e meu fluxo é este aqui: meu workflow. A sincronização dos arquivos agora eu faço com Git. No iPhone, uso Plain Org.
Queria que você explicasse melhor que funções do org-mode ajudam tanto assim. As que eu conheço e acho úteis são tarefas aninhadas, prazo/prioridade, filtros totalmente livres, guardar bastante conteúdo ou até imagens em um item, além de estados além de todo/done. Fiquei curioso para saber o que fez você gostar tanto dessa configuração. Eu continuo tentando usar org-mode, mas estou tão acostumado com vim e texto puro que nunca consigo me fixar. Quem sabe um dia apareça um "killer use-case".
Não concordei com a parte de que "abrir o todo.txt não é uma tarefa simples". Fui olhar e não tem explicação de como o formato todo.txt ofereceria alguma alternativa melhor no iOS, então no fim parece que não existe solução especial nenhuma.
Minha lista de tarefas é muito simples e quase igual todos os dias
checar e-mail
checar calendário
checar jira
checar azure devops board
checar Microsoft Tasks
checar confluence
checar Teams
checar calendário de casa
checar e-mail de casa
checar signal
checar whatsapp
checar e-mail do cliente
checar jira do cliente
renovar receita do benzo
No começo pensei "isso aí tá pesado demais...", mas o último item foi uma virada inesperada.
Em sotaque escocês: eu fiz outra escolha.
Sou fã do Org Mode do Emacs e no iPhone uso o BeOrg. Eu basicamente divido em três coisas:
todo.org: coisas que preciso fazer
backlog.org: coisas que não preciso fazer agora, mas algum dia talvez precise
inbox.org: monte de ideias/anotações O conceito de inbox eu peguei do Getting Things Done, e no BeOrg configurei filtros para conseguir visualizar cada arquivo facilmente. Dá para fazer tudo num arquivo só e manter simples, mas para mim fica muito mais organizado separar assim. No inbox.org eu jogo praticamente qualquer coisa, passo o olho rápido e apago o que não serve ou movo para o backlog. O backlog.org eu simplesmente vou acumulando, e itens que ficam lá por muito tempo eu considero que não valem a pena ou já se resolveram sozinhos, então apago. Também deixo aqui os links do Org Mode oficial, BeOrg e Getting Things Done.
Gosto do Org Mode, mas sinto que as custom agenda views não são flexíveis o suficiente. Se você quiser fazer algo além do que as configurações padrão permitem, precisa mergulhar fundo em emacs lisp. Por exemplo, eu queria mostrar agenda e outras informações ao lado de cada item na lista global de TODOs, mas a visualização global quase não dá para customizar.
Passei por um processo parecido e hoje uso Logseq, mas por muito tempo a melhor solução foi ter um único
notes.txtoutodo.txtacumulado no diretório home. Eu colocava a data no topo, embaixo as notas, e versionava esse arquivo com git, dentro do repositório de dotfiles, para poder sincronizar em qualquer lugar. Com um alias no bash, ao digitartodoonvimabria automaticamente.todo.txt, e no vim eu tinha um atalho para\dateinserir automaticamente uma linha com a data.Dá para usar a função
strftimepara inserir a data de um jeito ainda mais prático, e<esc>talvez nem seja necessário no modo normal.Eu abro o neovim em uma janela flutuante no tmux e uso
<leader>gpara abrir um quickfix pane com busca por tags.Eu hospedo meu próprio calendário de parede pessoal. Tem uma taxa anual de assinatura, mas é tão barata que quase não exige manutenção. Foi criado há muito tempo com thumbtack 1.0 e uma Bic Crystal. A interface e a usabilidade são intuitivas, tem suporte multilíngue e também aceita entrada por lápis. Se um compromisso for provisório, é só mudar imediatamente para lápis. Se surge uma tarefa, anoto direto na data e hora correspondentes. Recomendo muito.
A verdadeira variável é enviar a consulta de preço por sinais de fumaça.
Fiquei curioso sobre como você lida com ambiente multiusuário e estratégia de backup.
Eu uso o Todoist de forma bem leve: simplesmente adiciono as tarefas, deixo na tela e elas ficam lá até serem concluídas, o que na prática é quase o mesmo que usar um arquivo de texto. Uma coisa que é difícil com arquivo de texto é lidar com tarefas recorrentes e com anotações ligadas a elas. Por exemplo, uma revisão de seguro que precisa ser feita uma vez por ano. Se você anotar o contexto e os detalhes relevantes a cada ano, quando o lembrete aparecer de novo no ano seguinte dá para recuperar a memória rapidamente e resolver tudo sem esforço.
Continuo usando o Todoist por causa das tarefas recorrentes e de coisas para um futuro distante. Poder escrever em linguagem natural algo como "toda terceira sexta-feira do mês" é realmente muito conveniente, e ele tem muito mais recursos poderosos do que eu sequer consigo aproveitar.
O recurso de recorrência é essencial, e o Todoist aceita entrada em linguagem natural como "todo dia 15 do mês" ou "a cada 8 semanas começando na quinta-feira". Em um arquivo de texto não dá para automatizar esse tipo de coisa. No texto original, quando ele diz que "ficou obcecado com o sistema de pontos e perdeu o foco do essencial", eu penso: se isso incomodava, bastava desligar; então não entendo por que precisou migrar para outro workflow. Minha impressão é que talvez tenha ficado sem assunto para escrever no blog.
Eu também uso o Todoist de forma parecida, só para tarefas recorrentes. Antes eu explorava mais ativamente os vários recursos, mas conforme meu trabalho ficou menos regular e mais livre, texto puro acabou sendo suficiente.
Muito bem escrito.
Eu configuro um template de nota diária no Obsidian para trazer automaticamente, todos os dias, o conteúdo do diário anterior e faço minha organização assim. Acho que vou acabar ficando com isso mesmo.