Meu app de produtividade é um interminável arquivo .txt (2022)
(jeffhuang.com)- Jeff Huang passou por vários apps de produtividade e, nos últimos 14 anos, usou um único arquivo de texto como seu principal sistema de trabalho
- Compromissos futuros e tarefas ficam reunidos em um calendário online; toda noite, ele move os itens do dia seguinte para o fim do arquivo de texto e monta uma lista diária
- Ao longo do dia, ele acrescenta notas e resultados, e a lista de tarefas se transforma em um registro do que foi concluído; o arquivo atual contém 51.690 linhas acumuladas durante sua vida como professor
- Usa um estilo de escrita fácil de buscar, tags como
#ideae bandeiras Red, Orange e Yellow no e-mail para gerenciar tarefas, ideias e acompanhamentos de forma simples - Esse método ajuda a começar a trabalhar imediatamente pela manhã e a tirar compromissos de longo prazo da cabeça, mas pode fazer com que algumas perguntas ou temas de pesquisa interessantes passem batido
Por que ele se estabeleceu em um único arquivo de texto
- Ao entrar na universidade, ficou difícil lembrar de tudo de cabeça, e a necessidade de ficar rastreando coisas o tempo todo atrapalhava o trabalho atual
- Ele tentou vários formatos de lista de tarefas, rastreadores de trabalho e apps de produtividade, mas a informação ficava espalhada em vários sistemas, aumentando a carga
- notas de reuniões passadas
- eventos do calendário
- listas de ideias
- notas de laboratório
- No fim, começou a escrever tudo em um arquivo de texto, e esse método acabou virando seu principal sistema de produtividade por 14 anos
- Mesmo depois que seu escopo de responsabilidades aumentou, a mesma estrutura centrada no arquivo continuou se expandindo e virou a ferramenta central do trabalho
Planos futuros ficam reunidos no calendário
- A única ferramenta externa usada separadamente é um calendário online
- Até tarefas sem horário fixo entram no calendário
- “montar uma mesa de café no workshop”
- “pensar em como recrutar novos alunos de PhD”
- Como planos e compromissos futuros ficam reunidos em um só lugar, não é preciso criar várias listas separadas para gerenciar tudo
Toda noite ele monta a lista do dia seguinte
- Antes de dormir, ele cola no fim do arquivo de texto os itens do calendário do dia seguinte e cria uma lista diária de tarefas
- De manhã, basta olhar para essa lista para saber imediatamente o que precisa ser feito
- A lista reúne vários tipos de atividade
- compromissos fixos: reuniões, horário de atendimento
- pendências rápidas: assinar formulários, devolver livros
- trabalho: revisar artigos, preparar apresentações
- Na noite anterior, ele avalia se a carga de trabalho do dia seguinte está adequada e empurra para datas futuras do calendário o que não quer fazer ainda
- Tarefas grandes demais são divididas entre a parte que será feita no dia seguinte e a parte que ficará para datas posteriores
- Depois de repetir isso por anos, ele passou a estimar muito bem quanto consegue concluir em um dia
A lista de tarefas vira um registro do que foi concluído
- A lista do dia também recebe notas que surgem ao longo do andamento
- No começo é uma lista de tarefas, mas no fim do dia vira um registro do que foi feito
- Todas as listas diárias ficam armazenadas em um único arquivo de texto, separadas por data
- O arquivo atual foi criado há 9 anos, quando ele começou no emprego atual, e funciona tanto como nota de pesquisa quanto como ata de reuniões
- Nele se acumulam as coisas que fez como professor, as pessoas que encontrou, o que discutiu e as ideias que surgiram
- Hoje, um único arquivo contém 51.690 linhas escritas por ele mesmo
Busca e tags compensam o que falta em recursos
- Ele usa um estilo consistente de escrita para facilitar buscas posteriores
- Ao pesquisar
"meet with", é possível verificar mais de 3.000 reuniões agendadas - As tags servem para marcar itens que precisam ser reencontrados depois
#idea: novas ideias para revisar quando precisar de ideias de projeto#annual: itens para incluir no próximo relatório anual#nextui: itens para adicionar na próxima vez que ministrar a disciplina de UI
- Dentro do arquivo de texto, dá para ver rapidamente o que foi feito naquele dia e o que ainda falta
- Em geral, ele deixa uma linha em branco entre tarefas concluídas e tarefas futuras e, quando uma tarefa termina, move essa linha em branco
- Tarefas restantes podem ser transferidas de volta para o calendário, mas isso é raro porque ele já as divide em partes viáveis para um único dia
- A caixa de busca também permite calcular estatísticas agregadas ou listar todas as linhas com uma determinada tag
- Ele usa Ultraedit por costume, mas funções parecidas existem em qualquer editor de texto
E-mail é gerenciado só com bandeiras coloridas
- O e-mail também faz parte do fluxo de trabalho, mas em vez de regras complexas ele usa um sistema simples de bandeiras
- Há três significados para as bandeiras
- Red: e-mails que precisam ser resolvidos
- Orange: e-mails que precisam ser tratados algum dia, mas exigem reflexão ou dependem de outra pessoa
- Yellow: e-mails enviados aguardando resposta, que exigirão acompanhamento depois
- Ele adiciona as bandeiras quando for conveniente ao receber os e-mails
- No fim do dia, revisa rapidamente os e-mails Orange e Yellow para ver se precisam de acompanhamento ou se devem virar Red
- Ele não se preocupa em zerar a caixa de entrada
- Isso porque uma caixa de entrada vazia dá a sensação de que cada novo e-mail cria um novo trabalho imediato
Rotina diária
- Ele consulta a lista diária de tarefas feita na noite anterior para confirmar o que fará hoje
- Durante o dia, executa os compromissos agendados na lista
- Nos horários livres, cuida das tarefas flexíveis da lista e dos e-mails marcados com Red
- No fim do dia, revisa rapidamente os e-mails Orange e Yellow
- Copia para o fim do arquivo de texto os itens do calendário do dia seguinte
Vantagens e limites desse método
- Ao acordar, é fácil ver imediatamente o que precisa ser feito
- Reduz a necessidade de manter na cabeça tarefas futuras, acompanhamentos de e-mail e trabalhos de longo prazo
- Também fica fácil rever o que aconteceu no passado e verificar quanto realmente consegue concluir em um dia
- Não existe uma lista infinita de tarefas de longo prazo sendo empurradas continuamente para o dia seguinte
- É possível acessar tudo de qualquer dispositivo usando Remote Desktop
- Quando o peso dos compromissos de longo prazo aumenta demais, ele reduz a carga futura com base na noite anterior
- remove bandeiras de e-mail sem hesitar
- elimina itens do calendário que já não quer mais fazer
- reduz a quantidade de trabalho atribuída ao seu eu do futuro
- Esse método às vezes pode fazer com que algumas perguntas sejam perdidas ou que certas questões de pesquisa interessantes deixem de ser exploradas
- Em compensação, ajuda a manter uma carga de trabalho administrável
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Opiniões no Hacker News
Em 1985, no meu primeiro emprego, criei um TODO.TXT e continuei levando-o para as empresas seguintes em um disquete de 5,25 polegadas, até que só em 1997 o transferi para meu próprio computador.
Esses arquivos continuam em uso há 39 anos, e ainda hoje mantenho um ícone no canto superior esquerdo do desktop e os abro várias vezes por dia.
Hoje mantenho 46 arquivos
.txtpor assunto; no Vim, coloco o cursor sobre o nome do arquivo, usogfpara ir até ele eCtrl-Opara voltar, usando isso como uma espécie de hipertexto sem HTML.CTRL-Wgfdo Vim, coloqueialias todo='vim ~/.todo'no.bash_profilee testei vários apps de tarefas, incluindo o Obsidian.No fim, meu fluxo principal era gerenciar trocas de contexto, algo como
push-context -> start-new-thing -> finish-new-thing -> pop-context, e apps simples de lista de tarefas não serviam para mim.Nos últimos 6 meses tenho usado uma pequena ferramenta e uma GUI que eu mesmo criei; é a primeira ferramenta, desde o arquivo TODO dos anos 90, em que o gerenciamento de contexto fica melhor com o tempo, e só falta acrescentar sincronização remota depois.
Usei muito bem o Zim no passado e também investiguei várias vezes abordagens sem GUI, mas no meu caso nada se encaixou tão bem quanto o Zim.
Agora que estou fazendo um trabalho que causa menos burnout, estou voltando aos poucos para o Zim e estou gostando.
Parti de uma folha de papel com uma lista de videogames que queria terminar, depois isso cresceu para um arquivo txt, vários arquivos txt, Evernote e Notion, e no fim me fixei no Google Keep checklist e no Obsidian.
No Obsidian tenho cerca de 2.700 arquivos de texto, conectados entre si e fáceis de navegar.
Uso um sistema parecido, mas toda manhã duplico o arquivo, renomeio e apago as tarefas concluídas no dia anterior ou itens que já não são relevantes.
É um método que evoluiu ao longo de alguns anos, e sua maior vantagem é a flexibilidade.
Quando surge uma nova necessidade, como um novo projeto ou uma mudança de emprego, posso experimentar outro jeito de tomar notas e decidir se continuo usando.
Além disso, tenho um script cron que faz commits no git a cada 30 minutos, e isso é ótimo.
Ele permite
git pushautomático em intervalos definidos, funciona bem e é conveniente.Cada linha é uma tarefa, e antes da linha coloco a data de início ou de solicitação; é semiestruturado, mas não leva mais tempo do que digitar uma anotação.
No começo de cada mês, duplico o arquivo, renomeio com o nome do novo mês e faço a limpeza.
Já usei vários apps e sistemas de acompanhamento, mas hoje esse método é o que melhor funciona para mim; de qualquer forma, ele pode ficar sempre aberto em uma aba do editor de texto que eu já deixo aberta e é salvo junto com os outros arquivos.
Não consigo imaginar bem momentos em que mensagens de commit sejam úteis, ou em que uma lista de tarefas precise de branches, reversão ou consulta de histórico.
Dito isso, pode ser bem interessante para gerar estatísticas ao longo do tempo.
Crio um arquivo por dia, duplico no começo de cada dia e faço backups regulares.
Marco itens concluídos com
+e itens que não farei com-; é simples e funciona muito bem.Copio o arquivo do sprint anterior para o novo sprint, resumo o que foi concluído e relato isso na reunião do sprint, depois adiciono também as tarefas do novo sprint e compartilho na reunião.
O acompanhamento oficial continua sendo feito em tickets do JIRA, mas o arquivo de texto é muito mais flexível, rápido de editar e fácil de visualizar de relance, além de acomodar melhor coisas que não entram de forma limpa em tickets.
Uso algo parecido com as notas diárias do Obsidian, e também mantenho uma nota semanal separada para planejar a semana seguinte.
Assim como o autor planeja o dia seguinte na noite anterior, comecei a planejar as grandes tarefas da semana seguinte na tarde de sexta-feira, e isso me dá impulso na manhã de segunda.
A técnica 3/3/3 de Oliver Burkeman e os conceitos de lista aberta/lista fechada também combinaram bem com esse modo de organização; para mim, o equilíbrio entre flexibilidade e consistência foi bom.
https://help.obsidian.md/Plugins/Daily+notes
https://ckarchive.com/b/e5uph7hx43mn
Não uso o serviço de sincronização proprietário; coloco tudo em uma pasta comum e replico com Syncthing para todos os meus dispositivos e para dispositivos de backup.
O próprio Obsidian também é o melhor editor Markdown que já experimentei, com pequenos detalhes bem feitos, como transformar um item de lista em checkbox com
Ctrl+Le, ao pressionar de novo, marcá-lo como concluído.Também faço planejamento semanal e diário.
No começo tentei planejar no Obsidian, mas não funcionou para mim; a lentidão de escrever no papel acalma a mente e me força a escrever tarefas e objetivos de forma concisa.
O espaço limitado da página de planejamento também me ajuda a definir de forma realista o que pretendo realizar.
Além disso, ele é tão customizável que acaba sendo cansativo, e eu queria que simplesmente oferecesse uma função de notas bonita e padrão, sem que eu precisasse ficar horas mexendo.
Ainda assim continuo usando porque é apenas Markdown, e não quero ficar preso ao formato proprietário de outro app.
O grande ganho é, antes de dormir, anexar todos os itens da agenda do dia seguinte ao fim do arquivo de texto para formar uma lista diária de tarefas
O restante é um aparato auxiliar importante, mas a força de preparar o dia na noite anterior é enorme
Eu também coloco boa parte do que planejei para o dia no calendário, em horários reais. Por exemplo, marco algo como ler e responder às três mensagens da Jane que ficaram sem resposta das 12:30 às 13:00
Você liga o computador com um plano, mas só depois de 345 mensagens no Slack e 10 reuniões no Zoom é que começa a pensar se vai executar esse plano
Como gerente de engenharia, sinto muita falta do fluxo de concentração e produtividade, e parece que outros gerentes lidam com isso muito melhor; não sei o que estou fazendo de errado
Por mais de 10 anos usei um arquivo
.txteditado no Vim e modificável também no celular via Dropbox, mas, ao experimentar o Mac Notes, busca, sincronização e salvamento automático se mostraram muito mais úteis para mimTambém compilei meu currículo por mais de 10 anos com um template LaTeX feito por mim, mas, como me incomodava perder tempo editando, migrei para o Google Docs com fonte Arial e marcadores simples; a vida ficou muito mais fácil e o currículo também parece menos enjoado
Muitas das otimizações que eu antes acreditava serem boas, na verdade, vinham de um apego desnecessário a uma estética tecnológica minimalista
Toda vez que eu mudava os destaques no currículo, fazer a diagramação em um processador de texto ficava difícil demais, e com um currículo em LaTeX também era muito rápido adaptar para alguém que quisesse um currículo no mesmo formato
No fim, um currículo é um anúncio, então também é bom poder posicionar corretamente pela página elementos que, como em anúncios, precisam de um modelo de caixas
Se tiver curiosidade sobre o resultado, está aqui: https://www.lelanthran.com/downloads/resume-1page.pdf
Arquivei todos os meus dotfiles e comecei a usar software padrão do sistema, e foi ótimo
Meio brincando, meio falando sério, mas para escrever e editar texto eu preciso do Vim
No momento estou usando um
todo.txtno iCloudPara notas em texto puro, costumo usar o formato Markdown para dar um pouco de estrutura
Também separo pastas e arquivos de forma leve, organizando por tema, data e categoria
Com isso, consigo começar cada dia do zero e limpo, mas ainda dar continuidade a trabalhos de longo prazo, e coloco tudo em um repositório privado no GitHub para acessar de qualquer lugar
Esse sistema funciona para mim porque detesto quase todos os apps de notas, gosto de ter controle dos arquivos e, na prática, não preciso escrever notas com frequência
Só uso quando a cabeça está cheia e preciso despejar em algum lugar pensamentos ou tarefas do dia/da semana; quando consigo gerenciar tudo mentalmente, não preciso sofrer com pressão para manter tudo atualizado nem com notificações
Um dia a novidade do trabalho desaparece, ou a memória piora
No meu caso, conforme a novidade diminuiu na rotina e nos planos de longo prazo, lembranças antigas se misturaram e viraram dados pouco confiáveis; depois de fazer a mesma tarefa várias vezes, fatos ambíguos passaram a se misturar quando eu tentava lembrar os detalhes mais recentes
A capacidade em si ainda existe, mas o que antes era uma grande capacidade agora causa problemas por causa de duplicações, então é melhor fazer anotações
O rastreamento no estilo
todo.txtfuncionou bem para mim, mas havia o problema de tarefas ou notas estragarem, então criei um sistema separadotodaybasicamente abre~/Desktop/$YYYY_MM_DD-todo.txte, se ele não existir, começa com uma cópia do arquivo anterior mais recenteAssim eu tenho arquivos persistentes, pesquisáveis por data, e posso voltar a qualquer ponto no tempo quando quiser, então também consigo declarar “falência de tarefas” sem peso na consciência
report, isto é, ver o que foi adicionado e removido comdiff $YESTERDAY $TODAY, também ajudaHá muitos métodos melhores, mas obter a simplicidade de
open ~/Desktop/todo.txtcomoopen ~/Desktop/$TODAY.txtfoi muito valioso para mimAo executar
notes, ele abre a nota deste mêsYYYY_MM.txtno$EDITORpadrão;notes hello worldadicionahello worldao arquivo deste mês, e$stdout | notesanexa a saída de outro programaDá para digitar em menos de 2 segundos no terminal, então há pouquíssimo atrito para notas rápidas, e só com grep já consigo encontrar bem o que preciso em arquivos de 5 a 10 anos atrás
Também experimentei
YYYY_MM_DD.txt, mas ficava fragmentado demais, e muitas vezes eu queria ver vários dias de notas de uma só vezhttps://github.com/alabhyajindal/today
Há um ano venho usando o Raycast Floating Notes praticamente como uma única nota adesiva, e funciona bem para mim
Coloco tarefas, notas de reuniões, ideias e todo o resto sem organização; se preciso lembrar, leio, e quando termina, apago
Para mim funcionou melhor do que Notion, Obsidian, Reminders e TickTick
Parece haver uma relação inversa entre o tempo gasto configurando ferramentas de produtividade e o efeito delas
Ninguém parece se importar que nada seja realmente concluído, mas talvez algum dia se importem
Então a lista que preciso revisar só aumenta, e não há nenhum mecanismo de controle
Estou ansioso pela versão 2.0, que terá suporte a abas e Markdown; acho que vai ficar ainda melhor
Pessoalmente, o Todoist mudou bastante a forma como eu acompanho meu trabalho
Assim como em um arquivo de texto, dá para acompanhar cada linha/tarefa individualmente e, se eu adiciono algo às tarefas de hoje, o que não é concluído passa para amanhã
O ponto forte em comparação com um arquivo de texto são as tarefas recorrentes: enquanto outros produtos sofrem com estruturas de agenda irregulares, o Todoist entende de cara expressões como “toda primeira segunda-feira do mês”
Ainda uso notas diárias e outros registros, mas ele é praticamente a única ferramenta de produtividade que senti que realmente funciona para lidar com tarefas recorrentes na periodicidade certa
Quase não uso os recursos pagos, mas assino por gratidão, e acho que só o app básico já é excelente o bastante
https://todoist.com/features
Para cada projeto, como desenvolvimento ou pesquisa, crio um projeto no Todoist e uso a visualização em quadro
Em cada projeto surgem pequenos subprojetos, como criar um web scraper, configurar o banco de dados, configurar backups e configurar o frontend; deixo cada coluna do quadro como um desses subprojetos e coloco as tarefas abaixo
É um software realmente bom, uso há vários anos e agora estou pagando
Criei um projeto, desdobrei todas as seções da tese em tarefas e, a cada noite, escrevia uma seção e marcava como concluída
Não usei de forma especialmente complexa, mas a interface era refinada e dava uma sensação de recompensa, então foi bom
Depois de me formar, parei de usar; após conseguir emprego, comecei a explorar outros apps
Para notas, uso o Obsidian, mas quando preciso lembrar de algo e executá-lo de novo, agora uso o Todoist
Ideias que quero rever de propósito mais tarde, ou padrões de pensamento como revisitar algum conceito a cada 6 meses, eu coloco lá e acabo vendo de novo com certeza
Pensei em tentar fazer tudo isso no Obsidian, mas muita gente disse que, embora seja possível, não vale a pena; a tela simples do Todoist para adicionar tarefas no celular é uma grande vantagem
Só acho uma pena que as notificações que precisam chamar atenção em um horário específico não sejam tão fortes quanto um alarme do celular
Uso notas diárias no Obsidian e reúno em uma página os itens não processados com a API dataview
Desde pelo menos 2012, também uso o formato de arquivo de texto do http://todotxt.org/, e recentemente escrevi um programa que recebe uma lista parecida com um crontab e gera antecipadamente tarefas diárias ou por dia da semana
Ele também busca a lista de feriados do gov.uk e a preenche junto
https://github.com/blacksmithgu/obsidian-dataview
https://github.com/alister/alister-tools/blob/main/.todo.cro...