O arquivo .txt sem fim é meu app de produtividade (2020)

• Um sistema de produtividade baseado em um único arquivo de texto, mantido por 14 anos, que centraliza agenda, tarefas e registros de reuniões em um só lugar
• Toda noite, os compromissos do calendário do dia seguinte são adicionados ao fim do arquivo de texto para formar a lista de tarefas do dia; depois de concluídos, ficam registrados como histórico
• O arquivo cresceu para mais de 51.690 linhas e é usado como histórico geral do trabalho, incluindo notas de pesquisa, atas de reunião e registros de resultados
• Com tags (#idea, #annual etc.) e busca, é possível localizar facilmente ideias, itens de relatório anual, pontos de melhoria em aulas e mais
• Um exemplo de como um simples arquivo de texto, em vez de apps complexos, pode garantir controle sobre o trabalho e sustentabilidade

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Um sistema de produtividade simplificado que começou na época da faculdade

• Foram testados vários apps de tarefas e rastreadores, mas agenda, notas e ideias ficavam espalhadas entre sistemas diferentes, gerando ineficiência
• No fim, passou-se a gerenciar todo o trabalho em um único arquivo de texto, usado continuamente há 14 anos
• Esse método continua escalável mesmo com o aumento da carga de trabalho e hoje se tornou a principal ferramenta de produtividade

Criação de uma lista diária integrada ao calendário

• A única ferramenta externa é um calendário online, no qual todos os planos são registrados, tenham horário fixo ou não
• Toda noite, os compromissos e tarefas do dia seguinte são adicionados ao fim do arquivo de texto para deixar claro o plano do dia
• A agenda inclui reuniões, recados e trabalho de pesquisa; quando há tarefas demais, elas são movidas para outra data ou divididas em partes menores
• Esse processo permite prever com precisão quanto trabalho cabe em um dia

Função como registro

• A lista de tarefas do dia logo se transforma em registro da execução do trabalho, permitindo rastrear quando e o que foi feito
• O arquivo atual continua desde o início do emprego de 9 anos atrás e contém 51.690 linhas de registro
• Todas as atividades como professor, conteúdos de reuniões e ideias estão acumuladas em um único arquivo
• No exemplo, reuniões do dia, atendimentos a alunos, revisão de artigos e ideias de pesquisa ficam registrados em detalhe

Escalabilidade com busca e tags

• O uso de regras de escrita consistentes e abreviações aumenta a eficiência da busca
  • Ex.: ao buscar por “meet with”, é possível ver mais de 3.000 registros de reuniões
  • Tags como #idea, #annual e #nextui classificam ideias, relatórios anuais e itens de melhoria em aulas
• O arquivo de texto oferece flexibilidade e acessibilidade, permitindo entender imediatamente o andamento do dia
• O editor usado é o Ultraedit, mas o mesmo pode ser feito em outros editores

Gestão de e-mail e rotina diária

• Os e-mails são organizados com bandeiras Red/Orange/Yellow
  • Red: requer ação imediata, Orange: tratar depois, Yellow: aguardando resposta
• No fim do dia, os e-mails Orange e Yellow são revisados para decidir se há necessidade de acompanhamento
• Em vez de focar em zerar a caixa de entrada, a ênfase está na gestão por prioridade
• A rotina diária segue mais ou menos esta ordem
  • Conferir a lista de tarefas preparada no dia anterior
  • Cumprir a agenda e aproveitar os horários sem compromissos para tarefas adicionais
  • Revisar as bandeiras dos e-mails
  • Copiar e adicionar a agenda do dia seguinte

Vantagens e limitações do sistema

• De manhã, é possível ver imediatamente o que precisa ser feito
• Não é necessário guardar compromissos ou pendências na cabeça
• É fácil consultar registros passados e medir a produtividade do dia
• Não existe uma lista de tarefas acumuladas sendo empurradas indefinidamente
• É possível acessar de qualquer dispositivo via Remote Desktop
• Quando a carga fica excessiva, dá para ajustar o volume de trabalho removendo bandeiras de e-mail ou apagando itens do calendário
• Algumas perguntas ou oportunidades de pesquisa podem acabar se perdendo, mas o sistema é eficaz para manter uma carga de trabalho sustentável

Conclusão

• Um sistema simples baseado em arquivo de texto pode substituir apps complexos de produtividade e provar sua eficiência no longo prazo
• O autor espera receber feedback e ideias de quem tentar adotar esse método

[tk2rush90]

Eu também percebi esse método recentemente e já estava usando, então é legal encontrar alguém igual haha
Já experimentei e até criei vários apps de produtividade, mas no fim gerenciar tudo com um arquivo de texto é o mais prático
Especialmente quando edito o arquivo de texto na IDE, fica ainda mais confortável porque posso usar os atalhos com os quais já estou mais acostumado

[GN⁺]

Comentários no Hacker News

• Ultimamente tenho pensado que os avanços tecnológicos úteis parecem ter parado há uns 10~20 anos
  Já era possível manter uma stack estável sem assinaturas usando só tecnologias de antes de 2000
  Como no texto que vi hoje, “An SVG is all you need”, sinto que tecnologias simples de antigamente como SVG e RSS continuam excelentes
  Acho que textfiles, makefiles, perl, php, rss, irc, vim/emacs etc. eram, na prática, melhores do que muitas ferramentas “melhores” de hoje
  Então fico curioso — entre as tecnologias que surgiram nos últimos 5 anos, existe algo realmente melhor do que as de 20 anos atrás?

  • Eu sinto que os LLMs mudaram completamente a forma como exploramos o conhecimento humano
    Antes o Google era meu salvador, mas agora posso fazer perguntas para um espelho mágico que comprime o conhecimento da humanidade e ele me mostra respostas em combinações novas
    Claro que não é perfeito e alucina, mas ainda assim é muito útil
    Só que um iniciante pode acabar sendo levado para o caminho errado se seguir isso cegamente
    Mesmo assim, acho que a maior tecnologia dos últimos 5 anos é esse “espelho mágico”
  • Nos últimos 5 anos, ferramentas como Uv for Python, Nix, Ghostty e DuckDB me impressionaram
    Ainda assim, meu conjunto principal de ferramentas quase não mudou desde meados dos anos 2000
    Ainda uso Emacs e monto pipelines de nuvem com gMake
  • Vejo os avanços desde os anos 2000 como algo focado principalmente em aumentar a acessibilidade para não especialistas
    Antes, a tecnologia era fácil graças a uma UX intuitiva; hoje sinto que a qualidade caiu por causa da ineficiência organizacional das grandes empresas e do monopólio de mercado
  • Eu escolheria o Obsidian. Ironicamente, no fim ele é só uma UI sobre arquivos de texto
  • Não existe meio tão poderoso quanto o plain text
    Ler, editar, versionar, converter em fala e imprimir — tudo isso é eficiente e economiza espaço

• Se você colocar .LOG na primeira linha do notepad.exe, um timestamp é adicionado automaticamente toda vez que o arquivo é aberto
  Também dá para inserir a hora na hora com a tecla F5. Uso só isso há anos e já me satisfaz completamente

  • Acho o Windows Notepad uma ferramenta subestimada
    Não tem aquele aviso irritante para salvar ao fechar, e recentemente até ganhou abas
    No macOS ou no Linux não há nada equivalente
  • Esse tipo de dica é realmente útil. Está reunida em Notepad Tips & Tricks
  • Testei recentemente e o Notepad também funciona como visualizador de Markdown. Ainda não sei se isso é uma boa mudança

• Há muito tempo sigo uma filosofia de permanecer nativo ao sistema operacional
  Sempre que possível, uso formatos abertos e ferramentas interoperáveis
  Trato o conteúdo de forma centrada nos dados e prefiro estruturas das quais eu possa sair facilmente quando precisar
  Como material de referência, há o texto de Steph Ango, Plain Text Organizer, template Plain Text Life e Plain Text Project

  • O link para “A Plain Text Personal Organizer” que você passou leva para uma página com anúncios

• No começo dos anos 2000, eu usava inúmeros arquivos todo.txt, mas em 2005 migrei para o OneNote e até hoje, 20 anos depois, continuo usando as mesmas notas
  Quase todos os pensamentos e ideias da minha vida estão lá dentro, tudo perfeitamente sincronizado
  Como é simples e confiável, é um dos apps mais importantes da minha vida

  • Eu uso a combinação de Google Keep e GDocs
    Notas curtas vão para o Keep, e notas estruturadas ficam no GDocs
    Alguns documentos cresceram até o tamanho de pequenos livros, e eu também faço backup periódico com o Google Takeout
  • Fiquei curioso sobre como você usa o OneNote no dia a dia, como estrutura e gerencia suas notas

• Antigamente, meu app de produtividade era um documento não salvo do Sublime Text

  • Eu também sou parecido. Já troquei de sistema operacional várias vezes em 14 anos, mas ainda tenho arquivos como “ideias de negócio.txt”
  • No trabalho, eu usava Notepad++. Tinha mais recursos do que o Notepad padrão para o que eu precisava
  • Até hoje, quando estou trabalhando sozinho, ainda uso arquivos não salvos do Notepad++
  • Para mim também é o jeito mais confortável de trabalhar quando estou sozinho. No fim, sempre acabo voltando para isso
  • Eu ainda trabalho assim. Fico curioso se hoje você usa outra coisa

• Eu uso um fluxo de trabalho parecido com Emacs + org mode
  Crio um novo arquivo para cada empresa e vou adicionando registros do dia a dia, TODOs e snippets de shell
  Tenho um arquivo que continua desde 2017, e se eu colocar isso em um LLM ele consegue resumir ou fazer busca semântica

  • Eu também uso org mode e vejo agenda e notas de uma vez com o org-agenda do EasyOrg
  • Uso junto Org-gtd, Org-Roam e Org-journal. Tudo pode ser pesquisado localmente com grep

• Há cerca de um ano li um post de blog parecido, fiquei impressionado e comecei a desenvolver meu próprio app pessoal de produtividade
  Pretendo lançá-lo em breve, e ele será parecido com a abordagem do notepad, mas em uma versão mais reforçada

• Como lido com notas misturadas com código ou arquivos de dados, criei uma função de shell chamada today que gera automaticamente diretórios por data
  Com emacs $(today)/tasks.org, já abro direto o arquivo de tarefas de hoje, e consigo gerenciar tudo facilmente com ferramentas de CLI
  Coisas como wget -P $(today) ficam muito práticas para organizar dados por dia

• Percebi que quase nunca releio minhas anotações, então agora acrescento o conteúdo novo no topo de uma única nota
  O próprio ato de escrever já faz parte do processo de pensar

  • Eu também sempre adiciono o conteúdo novo no topo da nota. Fica ainda melhor com timestamp
    Uso isso não só para anotações simples, mas também para rascunhos, relatórios e até para escrever código
  • A maior parte do valor está no ato de registrar em si
    Por isso prefiro escrever à mão. O que vale a pena consultar depois eu transcrevo ou salvo nos favoritos

• Eu uso Google Sheets para registrar o trabalho de laboratório e as horas de expediente
  Deixo um atalho na tela inicial do celular para poder registrar a qualquer momento
  Uma aba com cálculos automáticos soma o total de horas trabalhadas, e os itens em negrito são tarefas ainda não processadas
  Na hora de escrever relatórios, ajuda muito ter tudo organizado em ordem cronológica
  Foi a ferramenta que trouxe a mudança mais organizadora da minha vida

  • Fica ainda mais prático conectar um Google Form para fazer o registro pelo celular
    Eu também uso assim para registrar exercícios