Comece as reuniões 5 minutos depois da hora

• O autor, que trabalha como gerente de engenharia no Google, faz sua equipe iniciar todas as reuniões 5 minutos depois da hora cheia, em vez de exatamente no horário
• O hábito de começar as reuniões 5 minutos depois da hora (:05, :35) é mais eficaz para reduzir o cansaço causado por reuniões em sequência
• Em vez de tentar terminar 5 minutos antes para a próxima reunião, quando o horário oficial de término cai em cheio na hora, a pressão social para não passar da hora age naturalmente
• Pequenas pausas aumentam a concentração e a sensação de tranquilidade dos participantes, e de fato as pessoas chegam bem no novo horário de início
• Esse método se espalhou naturalmente por toda a organização e, por não ser uma regra obrigatória, se mantém melhor
• Um caso em que uma pequena mudança de hábito melhora a eficiência e o clima da equipe

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O experimento de atrasar o início das reuniões em 5 minutos

• O autor, que trabalha como gerente de engenharia no Google, faz sua equipe iniciar todas as reuniões 5 minutos depois do horário marcado
  • Ex.: uma reunião das 13h começa às 13h05, e uma reunião das 13h30 começa às 13h35
• Isso é mais eficaz do que tentar encerrar as reuniões 5 minutos antes
  • Como as reuniões muitas vezes não terminam no horário, isso acaba invadindo a reunião seguinte
  • Já ao atrasar o início, uma pequena pausa fica garantida naturalmente

Pressão social e efeito na gestão do tempo

• Existe uma pressão social para que a reunião termine na hora certa (ou na marca de meia hora)
  • Com isso, a reunião não invade o horário de início da próxima
• Graças a essa pressão, uma pausa curta fica garantida, e os participantes conseguem entrar na reunião seguinte com mais folga

Reação dos participantes e mudança real

• Os participantes respeitam o novo cronograma e chegam no horário
  • Ao contrário do receio inicial, quase ninguém chega ainda mais tarde, como às 13h07
• Embora o início das reuniões tenha sido adiado, na prática quase não há perda real de tempo, porque antes as reuniões já não começavam exatamente no horário

Difusão dentro da organização e autonomia

• Esse método se espalhou de forma espontânea por toda a organização
  • Não como regra de um time específico, mas como uma prática que se estabeleceu naturalmente
• Como não é uma regra obrigatória, cada um pode aplicar isso com flexibilidade conforme sua agenda
  • Como nem sempre é possível saber o horário da próxima reunião do colega, a maioria das reuniões acaba terminando no horário

Conclusão: o valor de um pequeno hábito

• Assim como um bom código, uma boa equipe também é construída nos detalhes
• Uma mudança simples, que dá 5 minutos de folga entre reuniões em sequência, melhora a qualidade do dia
• "Se você experimentar por conta própria, vai sentir seu dia melhorar"

[roxie]

Que abordagem curiosa e criativa.

[kimjoin2]

Parece uma boa ideia.

[GN⁺]

Comentários do Hacker News

• Durante a pandemia, na nossa empresa fizemos um experimento de começar as reuniões 5 minutos após a hora cheia
  A análise dos dados mostrou que, no começo, as reuniões terminavam no horário, mas depois de algumas semanas começaram a se atrasar de novo
  Os managers saíam no horário, mas os ICs (Individual Contributors) tendiam a ficar e continuar a reunião
  Na pesquisa, os managers preferiram esse método, mas os ICs foram negativos
  No fim, isso acontecia porque os managers, com agendas apertadas, queriam um breve intervalo, e acabamos voltando ao modelo anterior

  • Tive uma experiência parecida. O fato de a reunião terminar no horário ou não não teve grande significado
    Acho que os ICs continuarem a discussão em detalhes é até um bom sinal de colaboração
    Como manager, eu perguntava: “Preciso ficar?”, e na maioria das vezes ouvia “não”
    No fim, é como se acontecessem duas reuniões em sequência, e o problema está na estrutura do calendário
  • É totalmente natural que os ICs fiquem para aprofundar temas mais detalhados
    O que apareceu nos dados foi, na prática, algo como uma “conversa de corredor depois da reunião”
  • Quando trabalhei no Google, alguns senior managers queriam que só as reuniões em que eles participavam começassem 5 minutos depois
    Para quem passa o dia inteiro em reuniões, isso parece uma política pessoal de folga razoável
    Por outro lado, havia managers que simplesmente chegavam 5 minutos atrasados toda vez, e isso era bem irritante
  • Esse tema me lembra o texto do Paul Graham, Maker’s Schedule, Manager’s Schedule
    É interessante como a diferença na densidade da agenda cria essas preferências
  • Se alguém estiver se perguntando o que é IC, significa Individual Contributor, ou seja, um engenheiro de execução, não um cargo de gestão

• Eu defendo que as reuniões devem começar no horário
  As pessoas acabam aprendendo e passando a chegar no horário
  Tentar ajustar isso psicologicamente só cria joguinhos de horário

  • Mas a liderança fica presa em reuniões o dia todo, então se atrasar 5 minutos não é um problema de “aprendizado”, e sim de prioridade
    Tentar corrigir isso ignora a realidade
  • No começo dos anos 90, um novo chefe de departamento trouxe um timer de cozinha e limitou as reuniões a 22 minutos
    No começo foi confuso, mas logo se estabeleceu uma cultura de reuniões curtas e produtivas
    Mesmo 30 anos depois, ainda acho esse método válido
  • O problema é que, se as pessoas-chave chegam atrasadas, não dá para começar a reunião
    Aí surge uma cultura em que todo mundo se atrasa
    Quando um certo SVP começou uma reunião exatamente no horário, eu entrei com 49 segundos de atraso e já tinha perdido conteúdo
  • Nosso time criou uma regra de encerrar as reuniões 5 minutos mais cedo
    Já outro time tinha o hábito de começar 5 minutos depois, e isso acabou fazendo todos se atrasarem mais
    No fim, a cultura de “começar no horário e terminar no horário” era muito mais eficiente
  • Algumas pessoas tentam generalizar sua própria experiência e aplicar isso a todos, mas isso nem sempre produz resultados positivos

• Já tentamos várias vezes, mas “começar 5 minutos depois” tem um problema de UX de calendário
  A maioria dos apps de calendário mostra visualmente a reunião na hora cheia, então isso gera confusão
  Metade entra no horário, metade entra 5 minutos depois, e nesse meio tempo surge um tempo morto
  No fim, alguns vão pegar café, outros ficam conversando, e acabam até perdendo a reunião que começaria 5 minutos depois

  • A solução é marcar a reunião para a hora cheia, mas definir o início real 5 minutos depois como uma política organizacional
    Na academia europeia isso já existe há muito tempo — Academic Quarter

• Na nossa empresa também começamos 5 minutos depois, e no fim as reuniões terminam 5 minutos atrasadas

  • A raiz do problema são as reuniões em sequência
    O fato de as reuniões sempre ocuparem exatamente todo o tempo previsto é um mau cheiro organizacional
    Numa boa cultura de reuniões, deveria ser comum terminar antes
  • Esse método parece novo no começo, mas logo volta ao ponto de partida por causa do efeito de adaptação
  • Seria ótimo se o software de reunião expulsasse todo mundo automaticamente quando o tempo acabasse
  • Mas, se todo mundo adota esse método, ele perde o sentido
    Se a reunião começa 5 minutos depois, mas não termina 5 minutos antes, no fim tudo escorrega 10 minutos
  • No fim, as pessoas passam a achar normal chegar 5 minutos atrasadas, e as reuniões começam 10 minutos depois e terminam 10 minutos depois

• Eu queria que o Microsoft Teams mostrasse um contador de custo da reunião
  Se ele multiplicasse o número de participantes pelo salário médio e mostrasse o custo subindo a cada segundo, acho que haveria menos reuniões

  • Mas também é preciso considerar o custo do tempo de trabalho individual dos ICs
    Mesmo que a reunião pareça desperdício de dinheiro, sem ela às vezes o time segue na direção errada
    No fim, o importante é encontrar a quantidade adequada e a eficiência das reuniões
  • Um amigo de fato criou um site com essa função — howmuch.poiesic.com
  • A Microsoft tem uma ferramenta paga chamada Viva Insights, e também dá para montar isso por conta própria com o MS Graph Data Connect
    Mas, claro, isso também custa dinheiro
  • Já usei um sistema assim no passado, e não teve efeito nenhum
    As pessoas rapidamente pensam “empresa já custa caro mesmo” e ficam anestesiadas
    No fim, reunião é um espaço de conversa para tomar decisões, então só a percepção de custo não muda isso

• Minha disciplina com reuniões não era forte, mas a única coisa que realmente funcionava era começar no horário e terminar no horário
  Quem entrou atrasado podia ver a gravação ou as anotações
  Há até uma história de que Steve Jobs usou esse método para dominar a outra parte numa negociação com a Lucasfilm

  • Ainda assim, quando há reuniões em sequência, é preciso um intervalo de 5 minutos
    Um tempo físico de respiro para deslocamento ou banheiro é realisticamente necessário

• Acho que a melhor solução é simplesmente uma cultura de pontualidade

  • Mas, quando as reuniões são seguidas, o local é longe ou a pessoa precisa de uma pausa fisiológica, isso se torna inviável na prática
    Nesses casos, só faltaria a pessoa se clonar
  • No fim, é preciso exigir que as pessoas compareçam no horário
    Caso contrário, se começar 5 minutos depois, logo surge uma cultura de chegar 10 minutos atrasado

• Um engineering manager disse certa vez: “mesmo tentando terminar às 1:55, vai até 2:00 de qualquer jeito”,
  mas isso é simplesmente falta de respeito pelo tempo dos outros
  Se você realmente quer garantir descanso aos colegas, precisa proteger esse tempo de verdade

• Pela minha experiência, para conduzir bem reuniões são necessárias duas coisas

  1. marcar a reunião com uma duração um pouco menor que o tempo natural
  2. ser rigoroso na gestão do tempo dentro da reunião
     Ou seja, uma reunião de 60 minutos deve durar só 50, começando no horário e terminando no horário
     Os primeiros minutos servem para cumprimentos e foco, e os últimos 10 minutos para conclusão e fechamento
     Assim se cria um ritmo de reunião com folga, e fica natural passar para a próxima reunião

• Eu trabalho em universidade, e as aulas têm uma estrutura parecida
  Funciona no esquema de 50 minutos de aula seguidos de 10 minutos para deslocamento
  Reuniões de grandes comitês começam no horário, têm tempo definido por pauta e, se necessário, estendem por votação
  Mas, diferente das reuniões de empresa, muitas vezes é impossível começar se o chefe estiver atrasado

  • Isso acontece porque o objetivo da reunião muitas vezes é reportar ao chefe
    O time até consegue trabalhar sem reunião, mas o chefe precisa saber como está a situação da equipe