Conformidade maliciosa usando reserva de sala de reunião
(clientserver.dev)- Depois que Larry Page se tornou CEO, o Google passou por dores de crescimento e queda na eficiência do trabalho
- Junto com a eliminação de projetos desnecessários, ele introduziu novas diretrizes para melhorar a cultura de reuniões
- Uma das principais políticas foi o limite de 50 minutos para reuniões, mas na prática isso muitas vezes não era seguido
- Então, uma equipe reservou oficialmente os 10 minutos finais restantes de uma sala de reunião e de fato os utilizou
- O fato de essa equipe ter agido exatamente conforme as regras revela a ironia da cultura organizacional e das políticas da empresa
Crescimento e mudanças no Google
- Em 2011, Larry Page assumiu como CEO do Google no lugar de Eric Schmidt
- Nessa época, o Google crescia rapidamente para um quadro de 30 mil funcionários, os projetos aumentavam de escala e a probabilidade de fracasso também subia
- Antes, o Yahoo! era alvo de zombaria no Google por sua estrutura lenta de decisões, mas o próprio Google também começou a sofrer com um processo de tomada de decisão cada vez mais lento
As medidas de reforma de Larry Page
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Para melhorar a eficiência, Larry Page descartou em massa projetos que não eram estratégicos nem táticos
- "Mais árvores com menos flechas" — enfatizando o princípio de concentrar capacidades
- Exemplo: encerrar o Google Buzz e concentrar esforços no Google+
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Anúncio de uma reformulação da cultura de reuniões
- Toda reunião precisava ter um "tomador de decisão"
- Limite de até 10 participantes
- Se nem todos participassem ativamente, não havia necessidade de estar na reunião
- Reuniões de 1 hora seriam reduzidas para 50 minutos, garantindo tempo de descanso
- Com o tempo, essa política foi flexibilizada para se aplicar apenas a reuniões cada vez mais "centradas em decisão"
A realidade da política de duração das reuniões
- O horário padrão das reuniões no Google Calendar também foi ajustado para 25/50 minutos
- Mas, na prática, as reuniões não terminavam no horário, e continuavam a ponto de os participantes da próxima reunião baterem à porta
- Mesmo às 2:50, a sala não era liberada, gerando atrito com a equipe da reserva seguinte
O caso da reserva de 10 minutos da sala de reunião
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Uma equipe do escritório de NYC reservou para seu stand-up meeting os 10 minutos finais restantes de uma sala de reunião
- Graças à política de reuniões de 50 minutos, esses intervalos de 10 minutos surgiam com frequência
- Eles aproveitaram essa pequena brecha para conduzir reuniões de forma eficiente
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Caso real
- Às 2:50, alguém batia na porta dizendo: "é o nosso horário reservado"
- O usuário anterior argumentava: "ainda são 2:50, esse horário é meu"
- Então mostravam que os 10 minutos estavam reservados para eles e ocupavam a sala
- A cena terminava com uma saída contrariada de quem estava antes
- Ficava evidente que, quando a política era realmente aplicada à risca, surgiam situações constrangedoras como essa
Conclusão e impressões
- A intenção da política era boa, mas no ambiente real de trabalho produziu resultados pouco realistas
- A identidade ou a motivação da equipe que de fato exerceu a reserva de curto intervalo continua um mistério
- Esse episódio mostra o descompasso entre execução, política e cultura em grandes empresas
2 comentários
Conformidade maliciosa? Que estratégia incrível.
Comentários do Hacker News
Era para a reunião terminar às 2:50, mas na prática isso não acontecia. Na Universidade de Michigan, resolveram isso fazendo as aulas começarem oficialmente 10 minutos depois do horário anunciado. Ou seja, uma aula marcada como 10-11h na verdade acontecia das 10:10 às 11h. As pessoas passam a chegar às 10:10, o que cria um efeito de referência bastante forte. A percepção de quando algo não termina no horário é bem diferente
Em várias universidades europeias, como as da Finlândia, também havia a tradição do “academic quarter” (quarto acadêmico). Se diziam que começava às 10h, na prática começava às 10:15. Se estivesse marcado explicitamente como 10:00, começava exatamente naquele horário. Isso vem do costume antigo, de quando não havia relógios, para que os alunos pudessem se deslocar ao ouvir o sino
Na Michigan State, o professor de matemática Wade Ramey trancava a porta da sala quando a aula começava, então quem se atrasasse não podia entrar. Ao entregar a lição de casa, ela tinha obrigatoriamente que estar grampeada, e partes erradas às vezes não só perdiam pontos, como recebiam pontuação negativa. Apesar dessa rigidez, eu gostava muito das aulas dele
O costume mencionado acima é o "academic quarter". Normalmente são 15 minutos
Em lugares como a Alemanha também existia a tradição universitária de “c.t.” (cum tempore, com tempo), em que se começava 15 minutos depois. Para mim isso já era um costume desaparecido, mas horários marcados explicitamente com “s.t.” (sine tempore, no horário) começavam exatamente na hora
Hoje em dia, em grandes empresas de tecnologia, também é comum configurar reuniões para sempre começarem 5 minutos depois da hora cheia ou da meia hora e terminarem exatamente na hora cheia ou na meia hora, como um buffer padrão. Isso permite tempo para se deslocar entre salas e atender necessidades fisiológicas. Se isso ainda não foi implementado na sua empresa, basta ativar a opção de buffer que já vem embutida na ferramenta de agenda
Na University of St Andrews existe o conceito de “Academic hour”, em que as aulas sempre começam 5 minutos depois e terminam 5 minutos antes. Por exemplo, uma aula das 10h às 11h na prática vai das 10:05 às 10:55. O objetivo é dar tempo de deslocamento entre aulas e padronizar o tempo de preparação
A UC Berkeley também tinha esse costume. No meu primeiro ano ninguém me explicou isso, então no primeiro dia de aula todo mundo chegou cedo, e o professor perguntou por que estávamos todos ali, se não sabíamos que começaria 10 minutos depois
Acho que Larry Page deve ter tirado a ideia desse sistema. Em UMich, o chamado “Michigan time” foi oficialmente encerrado em 2018, mas eu gostava desse sistema
No nosso time, durante a pandemia, definimos os primeiros 5 minutos de toda reunião como pausa fisiológica. Na prática, a reunião começa às :05 ou :07, e se a reunião anterior se estender até lá, não fica estranho alguém pedir para encerrar logo
Esse costume de horários de início limitados desapareceu por volta de 2017
Há anos eu ajusto minhas reuniões para começarem 5 minutos depois, mas é inconveniente ter que fazer isso manualmente toda vez, já que o Google Calendar não tem isso embutido
Essa é uma solução óbvia demais
Nas escolas e empresas por onde passei, quando reuniões ou aulas começavam de maneira vaga, pessoas importantes chegavam atrasadas e os primeiros 5-10 minutos acabavam desperdiçados. Os líderes repetiam ou resumiam o começo “para quem acabou de chegar”, o que era pura perda de tempo. Eu sempre me esforcei para chegar pontualmente, e ficava muito irritado quando repetiam coisas por causa dos atrasados. Há 25 anos, fui dispensado de uma posição importante de voluntariado uma vez por chegar atrasado. Desde então, criei o hábito de nunca me atrasar. Mesmo usando transporte público, sempre deixo mais de 30 minutos de margem e chego muito cedo
Acho que isso não é “malicious compliance”, e sim “pedantic enforcement” (aplicação pedante das regras). Se fosse mesmo ‘malicious compliance’, teriam marcado uma reunião de 10 minutos na mesma sala logo depois de uma de 50
Isso é uma palavra caça-clique. Na verdade, a empresa economizou dinheiro ao otimizar as salas de reunião, e a política do CEO de dar tempo de descanso foi colocada em prática. O verdadeiro agente malicioso foi o time que tentou ultrapassar o limite e não seguir a regra dos 50 minutos até o fim
Isso nem é pedantismo. Aquele grupo parece ser o único sensato na empresa. O verdadeiro problema era o Page. Quando uma política estranha vem de cima, subordinados não podem se opor abertamente. O segundo lado mais errado eram as pessoas que monopolizavam a sala e a usavam por mais de 50 minutos. É compreensível porque isso acontece naturalmente, mas ainda assim o problema é tratar como sua uma sala que já está reservada para outro grupo
Acho que a conclusão real é marcar reuniões de 50 minutos separadas de reuniões de 10 minutos. Simplesmente usar uma sala não reservada não é 'malicious compliance'
Segundo uma teoria de um líder escoteiro, cada pessoa entende “9:30” de um jeito diferente. Para alguns significa 9:25, para outros 9:45. Mas “9:32” aponta claramente para um horário específico para todo mundo. Por isso, o líder às vezes marcava horários estranhos, como “hoje nos encontramos às 6:07”
Se eu estivesse na sala de reunião, teria até ficado aliviado. Reuniões em grandes empresas não acabam sem algum gatilho externo, então alguém bater na porta ajuda
Em uma startup, as reuniões de marketing e vendas eram longas demais, então eu mesmo comprei um relógio cuco em uma relojoaria e instalei na sala de reuniões. Ele fazia barulho a cada 15 minutos, e as reuniões ficaram mais curtas, além de diminuírem em número. O CEO e a pessoa da administração do escritório também gostaram muito do relógio
Há muito tempo percebo que, em reuniões com mais de 45 minutos, a capacidade de concentração cai. Por isso, as reuniões que eu organizo sempre têm limite de 45 minutos. Hoje aplico isso em um ambiente 100% remoto; as partes de que não preciso eu ignoro e uso o tempo para comentar no HN
No artigo, os invasores da sala de reunião parecem os vilões, mas eu estou do lado deles. Tive muito mais casos de reuniões desnecessariamente longas do que de reuniões em que realmente era essencial passar do tempo. Em organizações com muitas reuniões, quando é comum arrastar até o fim ou ultrapassar o horário, isso vira um problema. Você chega atrasado na próxima reunião ou precisa abrir mão de uma pausa fisiológica
Basta definir claramente a pauta da reunião e seguir as regras com rigor. Quando tudo terminar, a reunião acaba na hora
Já vivi uma reunião de alinhamento diária de 90 minutos. Nessas horas, quem propõe terminar em 10 minutos é um verdadeiro herói
Em uma empresa, depois de 70-80 minutos alguns funcionários simplesmente saíam da sala para criar um intervalo. Normalmente, a essa altura, conversas em pequenos grupos entre as pessoas se tornavam mais produtivas, e só então a reunião finalmente acabava mais rápido
As pessoas só querem matar tempo em reuniões em vez de trabalhar de verdade. Quanto mais longa a reunião, mais elas podem não fazer nada e continuar recebendo. Reuniões nem são tão necessárias assim e são a pior forma de transmitir informação
Às vezes, em videoconferências, eu já fingi estar batendo na porta para forçar o encerramento
Eu gostava de reuniões no estilo pomodoro. Era um teste de força de vontade e paciência
O problema de “uma reunião de 50 minutos sempre virar 1 hora” pode ser resolvido começando em um horário menos redondo, como 9:10AM. Isso cria um ponto final claro às 10h; quando começa às 9h, muita gente não termina 50 minutos depois e acaba se estendendo até as 10h
Isso é uma diferença cultural: algumas pessoas agem sempre com base no horário exato, outras têm uma cultura de atraso. Eu teria terminado exatamente às 9:50
Na Universidade de Michigan esse costume também se estabeleceu naturalmente, e eu gostava desse sistema. Ouvi dizer que foi oficialmente abolido em 2018
Nosso time passou a ter a cultura de começar todas as reuniões 5 minutos atrasadas e terminar exatamente na hora cheia ou na meia hora, ou seja, reuniões de 55 minutos. Como o time ao lado batia na porta exatamente naquele horário, ninguém reclamava disso
Na prática isso não é uma solução. A menos que o próximo grupo entre e expulse quem está lá, o normal é a reunião continuar mesmo assim
Mesmo quando dizem para começar às 9:10AM, na prática algumas reuniões que teoricamente começam às 9h só vão realmente começar às 9:10. Se você marcar 9:10, então só começam às 9:20
Na prática, como foi dito, as reuniões simplesmente vão se estender até o horário de término, qualquer que ele seja
Já expulsei o próprio Larry Page de uma sala de reunião. Passei a respeitá-lo por ele ter saído sem demonstrar senso de privilégio
Eu simpatizo mais com a posição do Larry Page. Alguém precisa facilitar a reunião e garantir que existam resultados esperados dentro do tempo combinado, como decisões. Se depois de 45 minutos ainda não houver resposta, o certo é distribuir tarefas e reunir de novo depois. Esse tipo de 'malicious compliance' é justamente o que cria uma cultura em que as reuniões terminam no horário e todo mundo consegue ir ao banheiro
Nem toda reunião tem como objetivo necessariamente tomar decisões. Também existem briefings, all-hands, standups, discussões e sessões de aprendizado no almoço, entre outros encontros com “propósitos” diferentes, então o tempo e o espaço também precisam ser alocados de acordo com isso
Na minha visão, uma reunião sem resultado tem pouco valor. Não precisa ser necessariamente uma decisão específica, mas precisa haver algum “resultado visível”. Se duas pessoas passam 30 minutos conversando e nada disso é registrado em lugar nenhum, então não tem muito sentido. Hoje em dia parece até haver mais hesitação em deixar informação registrada, e isso é um problema
Também existem reuniões de discussão que não precisam obrigatoriamente terminar em decisão. É necessário haver espaços para alinhar a direção da organização como um todo
Eu odiava que uma política formalizada acabasse virando um padrão socialmente aceito de ser ignorada. Se uma regra vai continuar existindo por muito tempo, então ela deve ser mudada, ou então cumprida com rigor
No fim dos anos 90, uma gerente sempre marcava reuniões de 50 minutos e, quando davam exatamente 50 minutos, ela se levantava e saía. Mesmo quando alguém mais alto na hierarquia ainda estava falando, ela fechava a pasta com educação, mas com firmeza, e deixava a sala
Havia uma política de que “todo mundo precisa dar input na reunião”, e isso acabou eliminando até o tempo para codar ou refatorar entre uma e outra. Em vez disso, às vezes eu participava de propósito de uma grande reunião de 2 horas só para conseguir algum tempo para programar durante ela, mesmo sem precisar estar lá. Isso também é uma forma de malicious compliance
Um jeito melhor é dar às pessoas o direito de recusar convites para reuniões quando não forem necessárias. Convidar cada vez mais gente só “vai que precisa” é um problema crônico em grandes empresas
Às vezes eu combinava com outros desenvolvedores de criar uma reunião de 2 horas chamada “dev sync”, mas sem fazer reunião nenhuma de verdade
Fico pensando por que não simplesmente pular a reunião e ir refatorar. Se você precisa usar uma reunião como desculpa para impedir que os outros roubem seu tempo, isso já significa que a cultura da empresa é extremamente ineficiente. Num ambiente assim, seria o caso de considerar seriamente mudar de emprego