Conformidade maliciosa usando reservas de salas de reunião
(clientserver.dev)- Em 2011, depois que Larry Page se tornou CEO do Google, ele tentou corrigir a cultura de reuniões, mas uma equipe que seguiu literalmente os padrões do Google Calendar expôs uma brecha na gestão das salas de reunião
- O Google, que crescia rapidamente, havia se tornado uma organização com 30.000 funcionários, e Page queria reduzir projetos para concentrar “more wood behind fewer arrows”
- A reformulação das reuniões previa designar um tomador de decisão, limitar participantes a 10 pessoas e reduzir reuniões de 1 hora para 50 minutos, garantindo tempo para descanso
- A equipe do Calendar mudou a duração padrão das reuniões para 25 e 50 minutos, mas, na prática, muitas reuniões continuavam até a próxima pessoa bater à porta
- Uma equipe do escritório de NYC reservou os 10 minutos vagos finais de cada hora para stand-ups, expulsando reuniões existentes e deixando clara a lacuna entre a política e o comportamento real
A reformulação de reuniões de Larry Page e os padrões do Calendar
- Em 2011, Larry Page substituiu Eric Schmidt como CEO do Google, que na época crescia rapidamente e já tinha cerca de 30.000 funcionários
- À medida que a organização crescia, os projetos se tornavam mais ambiciosos e demorados, e os fracassos também eram sentidos com mais intensidade
- Uma das primeiras medidas de Page foi encerrar projetos que não faziam sentido tática ou estrategicamente e concentrar-se em menos coisas
- Essa diretriz foi resumida na frase “more wood behind fewer arrows”
- Como exemplo, tentou encerrar o Google Buzz para focar no Google+
- Em seguida, Page tentou mudar a forma de fazer reuniões por meio de um e-mail para toda a empresa
- Toda reunião precisava ter um tomador de decisão
- O número de participantes deveria ser limitado a 10 pessoas ou menos
- Quem entrasse em uma reunião deveria dar opinião; caso contrário, não precisava participar
- Reuniões de 1 hora deveriam durar apenas 50 minutos, para que as pessoas pudessem ir ao banheiro ou fazer uma breve pausa
- Depois, algumas expressões foram suavizadas para algo mais próximo dos atributos de “reuniões centradas em decisão”, mas continuava a estranheza de que nem todas as reuniões são realizadas para tomar decisões
- Em uma sessão de perguntas e respostas, alguém perguntou se o Google Calendar deveria mudar a duração padrão das reuniões de 30 e 60 minutos para 25 e 50 minutos, e Page respondeu “yes”
- A equipe do Calendar implementou a mudança, mas, na realidade, reuniões que deveriam terminar às 2:50 muitas vezes não terminavam e costumavam continuar até os participantes da próxima reunião baterem à porta
A equipe de NYC que reservou o slot dos 10 minutos finais
- Uma equipe do escritório de NYC percebeu que seus stand-ups terminavam em cerca de 10 minutos
- Quando reuniões de 50 minutos se tornaram o padrão, passaram a aparecer, no calendário das salas, intervalos livres nos últimos 10 minutos de cada hora
- Essa equipe começou a reservar seus stand-ups nos slots vagos de 10 minutos restantes no calendário das salas, sem competir com reuniões em blocos de 30 minutos
- Na prática, às 2:50, uma pessoa bateu à porta da sala de reunião dizendo que “tinha reservado a sala”
- A pessoa que estava dentro respondeu: “Não, agora são 2:50”
- A pessoa do lado de fora pediu que olhassem novamente o calendário da sala e explicou que a reunião existente estava reservada por 50 minutos, enquanto eles haviam reservado os 10 minutos finais para um stand-up
- No fim, as pessoas que estavam dentro saíram da sala
- Esse método era uma conformidade maliciosa com as reservas exibidas no Calendar: a expectativa de que “era apenas o padrão, mas na prática queríamos usar 1 hora” entrava em conflito com o fato registrado no calendário de que “os reservantes atuais somos nós”
- Essa equipe repetiu a mesma ação duas vezes, e não foi confirmado qual era a equipe nem qual era sua motivação
2 comentários
Conformidade maliciosa? Que estratégia incrível.
Opiniões no Hacker News
Na U of M, resolveram esse problema fazendo com que as aulas começassem oficialmente 10 minutos depois do horário anunciado
Por exemplo, uma aula das 10 às 11 na prática acontecia das 10:10 às 11, e ninguém aparecia antes das 10:10
Tecnicamente é a mesma coisa, mas a hora cheia tem um efeito de ancoragem bem forte: ficar na sala de reunião às 11:01 parece muito mais atrasado do que ficar lá às 10:51
Pelo que me lembro, se usassem um horário exato como 10:00, isso significava que começaria pontualmente naquele horário
Ouvi dizer que isso surgiu numa época em que as pessoas não conseguiam saber a hora exata com facilidade: ao ouvir o sino da hora cheia, os alunos tinham tempo para caminhar até a sala de aula
As tarefas tinham obrigatoriamente de ser entregues grampeadas, e ele também dava pontuação negativa nos trabalhos
Se, em uma etapa da prova, você escrevesse “não sei como fazer X”, tirava 0 naquele trecho; mas, se escrevesse algo errado, perdia pontos nessa parte
Mesmo assim, era um bom professor e as aulas eram divertidas
Quando estudei, isso já tinha sido em grande parte abolido, e às vezes o horário de início era explicitamente indicado como “sine tempore”
A ferramenta interna de calendário, por padrão, agenda reuniões para começar 5 minutos depois da hora cheia/meia hora e terminar na hora cheia/meia hora, com possibilidade de alterar se necessário
É natural, já que ninguém consegue se teletransportar até a sala de reunião; se você trabalha em uma empresa assim, é uma política 100% bem-vinda. Para pessoas seniores que passam o dia inteiro em reuniões, isso também cria tempo para ir ao banheiro
Se a sua empresa ainda não faz isso, vale considerar; se você é sênior, é bom pressionar pela adoção. Muitas ferramentas de calendário têm uma opção padrão de intervalo entre reuniões, então basta ativá-la
Isso parece menos “cumprimento malicioso” e mais execução rigorosa
Um cumprimento malicioso de verdade seria a mesma equipe reservar a mesma sala em sequência para uma reunião de 50 minutos e outra de 10 minutos
Na verdade, a empresa economizou dinheiro ao otimizar a capacidade das salas de reunião, e o tempo de descanso que o CEO queria também foi imposto
Os únicos “maliciosos” foram os times que resistiram a sair aos 50 minutos, e eles nem estavam cumprindo a regra
Quem mais errou parece ter sido Page: tomou uma decisão que parecia bonita e progressista, mas o problema era que os subordinados não podiam se opor a uma intervenção tola vinda de cima nem ignorar uma política ruim
O segundo grupo mais errado são os envolvidos na história, ou seja, as pessoas que continuavam usando a sala após 50 minutos de reunião, em um período não reservado
É algo natural. Acontece sempre na prática, e teria acontecido do mesmo jeito mesmo que a reserva fosse de 2 horas. Mas o ponto central é que eles estavam em uma sala reservada, e aquela reserva não era deles
Usar um horário que não estava reservado é simplesmente o ato de reservar uma reunião
Meu chefe escoteiro tinha uma teoria: o significado de “9:30” varia de pessoa para pessoa — para alguns é 9:25, para outros 9:45 —, mas 9:32 só existe um
Por isso ele costumava usar horários estranhos, tipo dizer que hoje nos encontraríamos às 6:07
A velocidade limite no trecho sinuoso da Quito Road entre a Bicknell Road e a Pollard Road é 25 mph, mas nas curvas mais fechadas há placas de velocidade recomendada com números como 17, 19, 21 e 22 mph, para chamar a atenção dos motoristas e fazê-los reduzir
A hora prevista de chegada para viagens de acampamento era sempre algo como 9:59am; assim, as pessoas chegavam em algum minuto depois das 9 ou, no máximo, por volta das 10:10
Se a hora prevista de chegada fosse 10:00, as pessoas interpretavam como “na faixa das 10” e apareciam às 10:45
Se eu estivesse naquela sala, na verdade teria ficado aliviado
Em reuniões de grandes empresas, se não houver um fator de encerramento forçado, como alguém batendo à porta, elas muitas vezes se arrastam
Eu tinha código para escrever, mas pessoas de marketing e vendas, mesmo sem ter um produto para vender, ficavam prolongando conversas sem muito sentido, e eu passava metade da semana preso em reuniões de várias horas
Um dia, depois do almoço, voltando com colegas, passamos por uma loja de relógios; entrei, comprei um relógio cuco que não era caro demais e o pendurei na parede da única sala grande de reunião
A cada 15 minutos ele fazia um zumbido e, pouco antes da hora cheia, começava a estalar e então cantava CUCKOO, CUCKOO quantas vezes fosse necessário. O pessoal de marketing e vendas odiou, mas as reuniões ficaram mais curtas e menos frequentes
O CEO adorou o relógio e, quando eu esquecia de dar corda, o CEO ou um administrador dava corda no meu lugar
Então, quando eu conduzia uma reunião, sempre colocava um limite de 45 minutos. Não sei se as pessoas agradeciam ou detestavam, mas para mim funcionava
Agora trabalho 100% remoto, então ganhei a flexibilidade de ignorar mentalmente as partes da reunião que não têm relação comigo e escrever comentários no HN nesse tempo
Passei por muito mais reuniões de 1 hora longas além do necessário do que por reuniões curtas demais
Em organizações com muitas reuniões, é realmente irritante quando alguém que conduz a reunião a leva até o fim do horário, ou além dele
Esses poucos minutos quase nunca geram um resultado valioso o bastante para compensar o peso de ter que correr para a próxima reunião ou escolher entre se atrasar ainda mais e conseguir ir ao banheiro/pegar água/um lanche
Quando a pauta acaba, a reunião acaba também
A lógica era: já que vamos ficar presos aqui de qualquer jeito, vou ao banheiro e pego mais café
Normalmente, a essa altura, por causa da sala abafada e da reunião longa, as pessoas já estavam repetindo as mesmas coisas
Quando alguém se levantava, abria a porta e se mexia, enquanto um ou dois grupos tinham conversas paralelas, em geral o restante da reunião se encerrava rapidamente
A solução para o problema de “reuniões de 50 minutos que sempre viram 1 hora” é começar em um horário como 9:10am e ter um ponto psicológico de encerramento claro às 10am
Se você marca para 9h, é óbvio que ninguém vai parar às 9:50am
Você disse que “é óbvio que ninguém vai parar às 9:50am”, mas eu faria exatamente isso
Como o texto apontou corretamente, as reuniões continuam, independentemente do relógio de parede, até que as próximas pessoas cheguem e expulsem quem está ali. É uma lei universal dos prédios de escritórios
Já vi várias vezes reuniões marcadas para 9:00 só começarem de fato às 9:10
Se fossem marcadas para 9:10, provavelmente só começariam às 9:20
Mas parece que encerraram essa prática em 2018
https://record.umich.edu/articles/university-updating-start-...
Isso é facilmente imposto porque as equipes vizinhas batem à porta nas divisões de meia hora. Não dá para culpá-las nem ficar irritado com elas
Nesse caso, concordo com o Larry
Alguém precisa conduzir a reunião, e o resultado esperado, por exemplo uma decisão, precisa sair dentro do tempo definido
Se passaram 45 minutos e vocês não chegaram mais perto de uma resposta, acho que o certo é atribuir tarefas de investigação e se reunir de novo
A conformidade maliciosa nesse contexto é algo bom, porque cria um ambiente em que, quando a reunião termina, todos podem ir ao banheiro
Exemplos incluem aulas, briefings, reuniões gerais típicas da empresa, standups e seminários no almoço
Se você nunca passou por um standup que termina em 45 segundos porque todos reportam “nada bloqueado, nenhum pedido”, então há gente demais no standup ou a organização está sob pressão excessiva
Não precisa ser necessariamente uma decisão concreta, mas deve haver um resultado tangível. “Os alunos aprenderam a tecnologia X” é um resultado tangível
Duas de dez pessoas presentes falarem por 30 minutos sem que nada seja registrado não é
Curiosamente, vejo mais casos de resistência a gravação ou documentação, e não acho isso um bom rumo de forma alguma
Algumas reuniões são apenas espaços para discutir um tema de modo que todos tenham o mesmo entendimento
Odeio quando uma política explícita é tratada como “só papel” e ignorada, então pessoas assim são meus heróis
Se for algo temporário ou de transição, eu entendo. Acontece
Mas, se a regra existe há muito tempo e ignorá-la virou praticamente o padrão, é preciso mudar a regra ou começar a cumpri-la
Quando as pessoas se acostumam com bobagem, tudo vira bobagem
O motivo para não eliminar regras assim é o medo de magoar alguém. Mas nossos sentimentos também são magoados o tempo todo, então no fim é uma questão de quais sentimentos importam
No fim dos anos 90, onde eu trabalhava havia uma gerente que me fazia até ficar aliviado quando marcava uma reunião
Ela marcava reuniões de 50 minutos e, acontecesse o que acontecesse, encerrava exatamente aos 50 minutos, levantava e saía da sala
Uma vez, vi um executivo de cargo mais alto no meio de um longo discurso, e mesmo assim ela disse, de forma educada mas firme, que o tempo tinha acabado, fechou o fólio que sempre levava às reuniões e saiu da sala
A regra de que “todas as pessoas na reunião precisam opinar; caso contrário, não deveriam estar na reunião” teria eliminado, em algumas empresas em que trabalhei, o último tempo livre que restava para corrigir sistemas, refatorar e fazer manutenção
Na prática, já pedi a um gerente que me adicionasse a uma reunião recorrente mensal de 2 horas, com mais de 50 pessoas, para eu poder refatorar
Isso também pode ser um tipo de conformidade maliciosa
Convidar todo mundo só porque talvez seja necessário era um problema real na maioria das grandes empresas em que trabalhei ou com as quais colaborei
Se você precisa da desculpa de uma reunião para impedir que outras pessoas tomem seu tempo, é hora de procurar outro emprego. Isso é um nível realmente grave de disfunção
Talvez fosse por serem escritórios diferentes, mas reuniões de 25 ou 50 minutos eram bem comuns, e, se alguém reservava uma sala, isso era respeitado 100%
Não era visto como preciosismo, mas como uma cortesia básica de cumprir os compromissos do calendário de reuniões