CUNY pagou US$ 600 milhões à Oracle por software de RH em 2013

Impacto do sistema de computador CUNYFirst no controle administrativo universitário

• A ideia do CUNYFirst era construir um sistema integrado que unificasse todos os processos de negócios das faculdades/campi

  • Isso poderia reduzir o custo de manter vários sistemas de terceiros redundantes e que não colaboravam entre si
  • Poderia fornecer acessibilidade à informação para a administração, os funcionários, o corpo docente e os estudantes

• No entanto, a motivação da administração central da CUNY não tinha relação com esses benefícios

  • A administração central da CUNY queria controle absoluto sobre todas as atividades universitárias, especialmente o currículo
  • Ao controlar catálogos, boletins, históricos escolares etc., era possível controlar o currículo
  • A administração central da CUNY queria acesso aos fundos discricionários das faculdades

• As negociações para a compra do CUNYFirst terminaram em fracasso

  • Seriam necessários até US$ 1 bilhão para executar o projeto adequadamente
  • A administração central da CUNY ofereceu um valor muito menor
  • A maioria dos licitantes foi eliminada, restando apenas a Oracle-PeopleSoft
  • A Oracle-PeopleSoft alertou que só seria possível fazer configuração, não customização

• A CUNY investiu cerca de US$ 600 milhões no sistema, mas a situação piorou

  • Os processos de negócios se tornaram ineficientes, exigindo a contratação de mais pessoal
  • HEOs e alguns funcionários administrativos tiveram de fazer trabalho extra

• O CUNYFirst funciona, mas funciona muito mal

  • A interface está no nível tecnológico do início dos anos 90
  • Como não houve customização, foi necessário mudar os números das disciplinas
  • O modelo de segurança é inadequado, permitindo que estudantes acessem dados de outros estudantes
  • O RH tem dificuldade para gerenciar pessoas que desempenham diferentes funções em vários campi

• O Brooklyn College e outros campi da "Wave 3" terão de se adaptar

  • Pessoas dos campi das "waves" anteriores já se adaptaram
  • O Brooklyn College sofrerá mais porque tinha o melhor sistema complementar

• Os testes iniciais falharam, mas atualmente houve alguma melhora

• Mesmo que o CUNYFirst seja ruim para os usuários, ele é um sucesso para a administração central da CUNY

Resumo do GN⁺

• O CUNYFirst é um sistema introduzido para fortalecer o controle administrativo universitário
• No entanto, ele causou muitos problemas devido à falta de customização e a processos ineficientes
• Está impondo uma grande carga aos funcionários e estudantes universitários
• Este artigo ajuda a entender os problemas dos sistemas de administração universitária
• Outros sistemas com funções semelhantes incluem PeopleSoft, Banner etc.

[GN⁺]

Comentários do Hacker News

• A CUNY Central ignorou a limitação de "apenas configuração" da Oracle por causa da vontade de usar uma ferramenta de MIS centralizada

  • Os processos de negócio existentes teriam de se adaptar à Oracle, e funcionalidades atuais desapareceriam
  • Funcionários, docentes e estudantes teriam de se adaptar

• Em geral, é melhor adaptar os processos às ferramentas existentes do que construir software sob medida

  • As organizações são menos únicas do que imaginam, e processos personalizados podem refletir preferências dos primeiros funcionários
  • Software sob medida gera custos contínuos de atualização e testes
  • Quanto mais próximo de processos padrão, maior a chance de conformidade regulatória

• Criticar a Oracle está na moda, mas o custo de $600M é difícil de acreditar

  • Um contrato de $6M já seria de grande porte
  • Em 2013, o orçamento total da CUNY era de $2B
  • O ensino superior opera com custos baixos, e grandes empresas de tecnologia oferecem descontos significativos
  • Mesmo sendo um custo distribuído por vários anos, é difícil chegar a $600M
  • Os relatórios financeiros anuais da CUNY não mencionam um gasto desse porte

• Houve um pedido de verba de $175M para migração para a nuvem

  • Apenas 10-20% do valor pedido costuma ser realmente pago ao fornecedor de software
  • Universidades inflacionam pedidos de verba para aproveitar e contratar pessoas para outras funções
  • Pedidos de verba normalmente são aprovados ao longo de vários anos
  • O custo real anual da migração pode ter sido de $10-20M

• O meio acadêmico e os administradores universitários são ruins em operar com uma visão de negócios

  • Os problemas da academia são sustentados por programas de empréstimo estudantil
  • Se esses programas forem alterados ou eliminados, a academia dos EUA entrará em colapso

• Na época da universidade, alguém construiu uma plataforma de gestão de aulas, mas perdeu para a Oracle

  • A Oracle custa muito, mas depois de implantada, deixa de exigir atenção constante
  • Seria bom se houvesse opções melhores, mas edtech é um setor difícil de vender

• O sistema CUNYfirst é um sistema de matrícula em disciplinas e RH baseado em PeopleSoft

  • Recentemente chamou atenção no Twitter

• Deveria haver pelo menos 5 ou 6 fornecedores de software de RH para universidades

  • O custo de 1.000 licenças seria $5.000 por ano, totalizando $5M
  • O custo de implementação e treinamento de usuários seria $25M
  • O custo de integração com outros softwares seria $25M
  • O custo de reuniões e treinamentos seria $5M
  • A origem dos $540M restantes é incerta

• Os sistemas de TI das escolas da CUNY são muito inconvenientes e nada intuitivos

  • Todo estudante recebe um número de ID de funcionário
  • A matrícula em disciplinas é tratada por um add-on de e-commerce

• $600M é dinheiro suficiente para abrir uma nova empresa e contratar os melhores desenvolvedores

• Decisões de compra de software de alto custo muitas vezes são tomadas de forma errada

  • Comitês compostos por não especialistas
  • Pessoas que começaram com boas intenções, mas sem conhecimento suficiente
  • Pessoas que empurram a decisão em busca de ganho pessoal
  • Pessoas com a mentalidade de que "ninguém é demitido por escolher um fornecedor famoso"
  • Pessoas que recebem suborno de fornecedores