Aumento dos anotadores de IA no Zoom faz funcionários evitarem participar de reuniões

• Os anotadores de IA estão se tornando cada vez mais comuns, e a realidade de reuniões com mais robôs do que pessoas já está surgindo
• Muitos profissionais deixam de participar diretamente das reuniões e delegam a gravação, o registro e o resumo a bots de IA, o que economiza tempo, mas também traz novas questões de etiqueta no trabalho e de privacidade
• As principais plataformas de reunião (Zoom, Teams, Google Meet) já incorporam recursos de anotações por IA, e vários serviços como Otter.ai e Fathom oferecem captura de reuniões por meio de agentes de IA
• Os anotadores de IA não podem falar, mas podem registrar no lugar de participantes reais; no futuro, espera-se que IAs de “gêmeo digital” mais avançadas possam até participar e agir totalmente em nome da pessoa
• Com a gravação e o registro se tornando constantes, convivem diversas preocupações e mudanças, como privacidade, riscos legais, perda de significado da informação e uma reavaliação do valor essencial das reuniões

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A normalização dos anotadores de IA e as mudanças

• Um participante de reuniões relatou ter vivido uma reunião no Zoom com mais bots de IA do que humanos
  • Algumas IAs são usadas para auxiliar participantes, enquanto outras servem como presença substituta de quem faltou
  • A própria pessoa admitiu que, embora diga “quero falar com pessoas”, às vezes também já enviou uma IA em seu lugar

• Desde a pandemia, com a normalização do trabalho remoto e das videoconferências, a cultura das reuniões segue mudando, com câmera e microfone desligados e até presença por procuração
• Zoom, Teams e Google Meet oferecem funções de registro e resumo com IA por padrão, e apps como Otter.ai também são usados como agentes de reunião com IA
• Recentemente, o ChatGPT também adicionou a função de notas de reunião (record mode)

Como a participação substituta por IA muda relações humanas e normas sociais

• O fato de a IA assumir a experiência e o registro no lugar do participante é uma evolução natural rumo a uma sociedade em que tudo é registrado
• Allie K. Miller, CEO da Open Machine, aponta que um ambiente em que tudo é sempre gravado está mudando o comportamento humano
  • Ela aconselha: “desligue o anotador de IA nos 5 minutos finais da reunião”, porque é nesse momento que as pessoas ficam mais sinceras e a discussão real acontece
  • Também enfatiza que é preciso sempre ter em mente que qualquer fala pode ser registrada e compartilhada a qualquer momento

• Experiências como reuniões no Zoom com apenas anotadores de IA presentes, ou seja, sem nenhuma pessoa de fato, estão se tornando cada vez mais comuns
• O advogado Joshua Weaver aponta que ferramentas de registro por IA aumentam os riscos legais (escuta ilegal, privacidade de dados, segurança etc.)
  • Nos Estados Unidos, na maioria dos casos, a gravação é permitida com o consentimento de apenas uma das partes, mas alguns estados (como a Califórnia) exigem o consentimento de todos os participantes
  • Alguns anotadores nem aparecem na lista de participantes da reunião e coletam apenas o áudio de forma invisível

Excesso de informação e dúvidas sobre a essência das reuniões

• A consultora estratégica britânica Liz Henderson teme que os registros produzidos por anotadores de IA se acumulem em grande volume, dificultando a gestão da privacidade
  • Ela expressou desconforto ao vivenciar a divulgação pública do conteúdo de suas conversas
  • Também destacou questões como conformidade com a legislação europeia de proteção de dados (GDPR) e o direito de excluir dados

• Neal Shah, CEO da CareYaya, observa que, quando os registros se acumulam a ponto de dificultar resumir e analisar reuniões, o significado da informação se perde

• Reuniões com muitos anotadores de IA podem ser vistas como um sinal de “desleixo” dos participantes
  • Um diretor escolar enfatizou que “em reuniões que exigem decisões importantes, todos devem participar pessoalmente e dar sua opinião”

• No fim, isso também está levando os organizadores a repensar se uma reunião de fato é necessária ou se um e-mail ou memorando já bastaria

[gji0123]

Que tal abrir um fórum para discutir a essência das reuniões? No fórum, poderíamos examinar as questões éticas e também abordagens práticas — se isso deve ser encarado como uma crise ou aproveitado como uma oportunidade, e como utilizá-lo —, além de considerar o aspecto de segurança da informação. Para os designers, se ao apresentar referências fosse possível fazer integração em tempo real, de modo que apenas ao falar uma palavra a ideia fosse visualizada e compartilhada instantaneamente com os participantes da reunião, isso não se tornaria a forma mais completa de DX/AX no setor de design? ...Pessoalmente, isso me parece um fenômeno positivo, mas, do ponto de vista da segurança, a grande questão será como se preparar para isso.

[geekj]

Acho que bastaria não fazer reuniões de transmissão unilateral de informação que não exigem interação.

[GN⁺]

Opiniões do Hacker News

• Link do arquivo

• Essas reuniões têm densidade de informação tão baixa que, mesmo que a IA resuma, continua parecendo que meu tempo não valeu nada. Isso não é tanto elitismo, e sim a tendência de gestores intermediários e juniores marcarem reuniões o tempo todo para justificar a própria existência. Dar instruções verbalmente reforça a autoridade, e deixar tudo por escrito expõe os furos, então eles não gostam. Acho que a maioria das reuniões existe para compensar uma capacidade de escrita meia-boca

  • A densidade de informação é baixa porque o objetivo da reunião não é transmitir informação. A essência é gerenciar relacionamentos. Se você não percebe esse clima, nem que seja implicitamente, é difícil virar gestor. O tema real da discussão é secundário. Serve para confirmar hierarquia, detectar lealdade ou sinais de rebelião, fortalecer vínculos ou remendar conflitos. Por isso quem faz o trabalho de fato odeia reunião, enquanto quem é orientado à carreira gosta. Estou exagerando um pouco para deixar claro. E há casos ainda piores. Tem gestor que marca reunião porque está entediado de verdade. Esse tipo quer fazer uma “atualização rápida” por telefone com alguém antes mesmo de entrar no carro para ir à reunião
  • “A maioria das reuniões existe por causa de escrita ruim” não explica tudo. Algumas pessoas simplesmente não falam nada até serem perguntadas diretamente. Só quando você pergunta o status durante a reunião é que elas dizem “estou travado em X”, e às vezes já faz dois dias. Quando você pergunta por que não pediram ajuda antes, respondem que hesitaram. A reunião também cria um ambiente em que esse tipo de pessoa acaba se abrindo
  • Eu achava que as reuniões da empresa tinham baixa densidade de informação. Aí experimentei pela primeira vez uma reunião de pais no jardim de infância e mudei de ideia. Duas horas e meia cheias de reclamações inúteis, sem decisões ou informações relevantes. Agora estou até ajudando a organizar a festa dos pais, e algo que dava para resolver rápido já virou dias de Skype, WhatsApp e confusão
  • Existe uma diferença enorme entre executivos que deixam registro por escrito e os que não deixam nada. Surpreendentemente, parece até comum gente que mal deixa notas funcionar como padrão. Pela minha experiência, esse tipo de executivo está fortemente ligado a comportamento organizacional tóxico. Não entendo por que tantos líderes acima deles permitem esse estilo
  • Também passei por muitas reuniões inúteis. Por sorte, na maior parte dos lugares em que trabalhei isso foi bastante reduzido. Só houve uma exceção, e foi horrível. Agora, por causa dos anotadores de IA, até reunião boa vira perda de tempo. Quando entra um bot desses na reunião, as pessoas deixam de fazer perguntas ativamente durante a conversa e voltam três horas depois com as dúvidas. Todo mundo conhece a frase “isso podia ter sido um e-mail”, mas pouca gente percebe o oposto: uma troca de dezenas de e-mails ao longo de três dias, consumindo o tempo de todos, talvez pudesse ter sido resolvida em uma reunião de 30 minutos. A causa de fundo é uma cultura em que cada indivíduo tenta tornar o próprio trabalho assíncrono e, no processo, força todos os outros a se ajustarem a isso

• Aposto que há gente na diretoria olhando para isso e pensando “os funcionários não aparecem nas reuniões e ficam de bobeira (será que estão jogando Mario Kart?)”. Na prática, quando ainda avaliam sua presença nas reuniões e ainda tiram esse tempo do seu dia, você acaba mais pressionado para cumprir cronogramas absurdos. No fim, está tentando ganhar tempo para fazer o trabalho realmente importante, mas cai numa situação absurda em que precisa faltar à reunião e ainda assim entregar no prazo

  • Como gestor, eu mesmo já vivi essa contradição, então concordo muito que a maioria das reuniões é mal administrada. Mas existe uma situação complicada quando engenheiros que não participaram da reunião aparecem um mês depois perguntando “como essa decisão importante de produto foi tomada?”, e não dá para simplesmente responder que foi porque eles não foram à reunião
  • Muitas vezes vejo gente na sala de reunião olhando só para o notebook e quase sem falar a reunião inteira. Na prática, cada um está fazendo o próprio trabalho enquanto apenas mantém contato visual de vez em quando. Não sei quão eficaz isso é. Hoje nem ligo mais. Quando estou no escritório, 100% do tempo finjo que estou trabalhando enquanto pesquiso plano de férias. Quando estou em home office, deixo o notebook ligado enquanto preparo comida na cozinha. Sensação total de desperdício de vida
  • Os líderes seniores que conheço, ao contrário, são focados em resultado e percebem que forçar taxa de presença em reunião é mais um teatro de performance da média gerência. Se a entrega acontece, consideram uma situação de ganha-ganha tanto para o funcionário quanto para o gestor
  • Acho que isso é mais uma prova de que, na maioria dos casos, é muito questionável o valor real que a reunião oferece aos participantes. Vejo com frequência o organizador enrolando em conversa fiada só para preencher tempo ou alinhar horário sem necessidade. Tem gente que só quer ocupar espaço na agenda
  • O tipo de executivo ou gerente obcecado com presença física no escritório é o mesmo tipo obcecado com essas reuniões

• Na minha empresa, começamos a usar anotadores de IA até em entrevistas. Sinceramente, eu não confiava muito, mas fui obrigado a usar. O que me surpreendeu foi a quantidade excessiva de coisa que ele registra. Vêm centenas de bullet points, e no fim reler tudo é ainda mais cansativo. Além disso, erra muita coisa por causa da pronúncia do candidato ou de problemas de áudio. Na prática, a entrada bruta do registro desapareceu, mas eu ainda preciso reescrever por conta própria as minhas impressões. Quase não senti valor real. Fica mais uma sensação de novidade curiosa do que de utilidade prática

  • Parece que imita o trabalho humano, mas de forma mecânica, só repetindo e esticando o texto. Falta aquele senso humano de extrair só o essencial e filtrar o que não importa

• Todo mundo aqui diz “escrever > falar”, mas o fato importante é que mais de 80% da população, e provavelmente muitos engenheiros de software também, odeiam sinceramente ler e escrever. Enxergam leitura como dever de casa, e muitos nem liam o livro inteiro na faculdade, só um resumo no fim. Escrever não é visto como meio de comunicação, e sim como algo para bater uma contagem de palavras. Quando você olha para a sequência de frases que produzem, parece que não se importam com o conteúdo, só querem terminar logo. Essa é a realidade. É por isso que o chatGPT é treinado para resumir em bullet points e por que tanta gente é obcecada por PowerPoint. Tem muita gente que se assusta só de ver um parágrafo. E esses são os colegas com quem você precisa alinhar a forma de se comunicar

  • Sendo mais generoso, talvez não seja que as pessoas odeiem escrever e ler, e sim que já existe saturação disso no trabalho. E-mails, notas de reunião, apresentações, mensagens sem fim, além de código e vários documentos. Todo mundo está entediado e cansado. Por isso também dá para pensar que a escrita precisa ser mais concisa e provocar mais reflexão. Há uma esperança de que a IA possa contribuir dessa forma
  • Escrever ajuda a organizar o pensamento e força uma estrutura linear; falar permite explorar ideias menos lapidadas com mais liberdade. Os dois têm papéis necessários e complementares na colaboração. Eu mesmo já cochilei em muita reunião inútil sem contexto, cheia de gente só para compor presença. Imagino que com resumos de IA seja parecido. Em reunião inútil, nenhum dos dois ajuda
  • Para mim, ouvir e falar é que parecem dever de casa. E a maioria das pessoas também faz isso mal. Acho que ler, escrever, ouvir e falar têm contextos úteis diferentes. Quem não gosta de ler só fica esperando acabar; se não gosta de ouvir numa conversa, finge prestar atenção e no fim nada fica. A vantagem do texto é poder consultar de novo a qualquer momento. Também há menos risco de a mensagem se distorcer como em telefone sem fio
  • Concordo que escrever é melhor que falar, mas no sentido que eu prefiro. As notas da reunião ficam muito melhores quando eu mesmo as escrevo. Melhor do que uma IA errando nomes ou palavras-chave. Se eu errar, pelo menos a responsabilidade é minha. E quando várias pessoas vão registrando em tempo real em um documento compartilhado, a colaboração, o contexto e o clima da reunião ficam muito melhor preservados. IA pode ser boa em trabalho repetitivo, mas para mim tomar notas não é tão entediante assim

• Pela minha experiência, a maioria das reuniões é na prática uma “apresentação”. É como obrigar todo mundo a assistir a um vídeo ao vivo. Na verdade, o conteúdo poderia ser visto depois de forma assíncrona, mas por costume chamam todo mundo para bater palma e reagir

  • Na empresa que fundei antes, eu tentava convidar para as reuniões só o pequeno grupo realmente necessário. Mas assim que o convite circulava, outras pessoas ficavam chateadas, perguntando “por que eu não fui incluído?”, e no fim uma reunião de 4 pessoas virava uma de 15. Muitos nem tinham relação direta com o assunto, ou a conversa ainda estava cedo demais para envolvê-los, mas se ofendiam por não serem convidados e depois reclamavam que havia reuniões demais. É frustrante
  • Não é só costume; uma das motivações também é criar entendimento comum e consenso de que todos receberam a mesma informação
  • Como o jornalista mostrou no exemplo, não é só um problema de apresentação. Em algumas entrevistas, a pessoa chega ao ponto de mandar só o anotador de IA e nem aparece. Seria melhor simplesmente cancelar; não consigo entender. De modo geral, as pessoas deveriam criticar mais reuniões inúteis, humanos sem atenção e participantes que aparecem sem contribuir porque estão multitarefando. Se eu fosse o facilitador, perguntaria honestamente se aquilo tem valor quando a atenção ou o engajamento caem, e, se não tiver, encerraria na hora, mudaria para uma pauta melhor, trataria de forma assíncrona ou simplesmente não faria. Se deixou de ter valor, não vou desperdiçar tempo
  • Já vi pessoalmente um VP ensaiando uma apresentação para executivos. A apresentação era “todos os indicadores estão verdes”, e no dia seguinte anunciaram demissões e reestruturação
  • Reunião de stand-up também acaba sendo uma miniapresentação em que cada pessoa fala uma vez sobre o próprio trabalho, sem discussão real. Equipes que atualizam o status de forma assíncrona no Slack ou só conversam entre si quando necessário parecem ter muito mais satisfação

• Um sintoma clássico de reunião realmente ruim é quando transmitir informação vira o próprio objetivo do encontro. Na verdade, a informação deveria ser compartilhada antes, e a reunião deveria servir apenas para colaboração e resolução de problemas. Isso economiza tempo e nem exige anotador de IA. Minha regra é “sem pauta, sem presença” (no agenda, no attenda). Na era do remoto, ficou frequente demais ter blocos intermináveis de reuniões sem agenda nenhuma, o auge da ineficiência

  • Sigo esse princípio (no agenda, no attenda) há 3 anos. Algumas pessoas encaram de forma hostil, mas, quando você realmente aplica, a qualidade das reuniões sobe claramente, sejam poucas ou muitas. Equipes que fazem isso direito não gastam a hora inteira, mantêm foco total no conteúdo e, ao terminar, já consolidam notas-chave de forma objetiva. Eficiência máxima
  • Esses blocos de reuniões longas, sem objetivo nem plano, já eram comuns também no tempo dos escritórios, 20 anos atrás
  • Essa expressão no agenda, no attenda é realmente ótima
  • Essas reuniões lixo eram até piores antigamente, na era presencial

• Um verdadeiro pesadelo. A semana inteira cheia de reuniões mal definidas, e todo mundo só tentando se proteger. Agora nem comparecem mais, deixam a IA resumir. Se fosse para escrever o prompt real, seria algo como: “me avise se isso me afetar; se eu precisar fazer alguma coisa para me proteger, me diga”. Meu princípio é claro. Reunião serve para tomar decisão, e só participam os envolvidos na decisão. Pauta e pontos principais são compartilhados antes, e o tempo da reunião é gasto apenas com a decisão. Se leva 10 minutos, a reunião dura 10 minutos. Conversa fiada, socialização, apresentação, relatório, brainstorming etc. devem ser conduzidos separadamente e com rótulo claro. Eventos e presença também precisam de justificativa clara. Essas regras funcionam bem. Também corto pela raiz e-mails em CC desnecessários: se não há pedido nem resposta necessária, nada de CC, para garantir tempo de trabalho sem interrupção. Mas é desolador quando existe uma camada gerencial incompetente que impede a aplicação desses princípios

• Isso me fez lembrar do filme Real Genius. Os alunos deixavam só um gravador na sala de aula e, depois, até o professor passava a tocar apenas a gravação da aula, numa estrutura bizarra. Aquela cena clássica no YouTube

• Tenho usado ferramentas de anotação com IA com mais seriedade recentemente e, pessoalmente, achei realmente útil. Basta criar uma conta e o robô entra automaticamente na reunião, registrando praticamente tudo. É especialmente excelente quando participam pessoas com origens e pronúncias variadas. Sinto que isso já me salvou milhares de vezes. Só de olhar o resumo ou o registro completo da reunião, já é muito mais eficiente do que participar diretamente